do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia księgowych i biur rachunkowych

drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 8/2015 [dodatek: Temat na życzenie], data dodania: 16.04.2015

Porada aktualna na dzień 24-09-2017

Jak prawidłowo zgłaszać i korygować dokumenty ubezpieczeniowe

Płatnicy składek mają obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jednak w przypadku zmiany lub korekty danych płatnika nie zawsze należy przekazywać je bezpośrednio do ZUS. Jeśli bowiem poprawione dane zostaną przesłane do innych urzędów, systemy teleinformatyczne automatycznie przekażą je do ZUS.

1. Zgłoszenie płatnika składek

Płatnik składek, z wyjątkiem płatnika składek będącego przedsiębiorcą oraz płatnika składek wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego, jest zobowiązany do złożenia druku zgłoszenia płatnika składek w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pierwszej osoby.

W przypadku ubezpieczonych zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących druk zgłoszenia płatnika składek powinien być złożony w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Druki stosowane do zgłoszenia lub korekty danych płatnika składek

Dokumenty zgłoszeniowe dla płatnika składek

ZUS ZPA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

ZUS ZFA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej

ZUS ZIPA

Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek

ZUS ZBA

Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek

ZUS ZAA

Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek

ZUS ZWPA

Wyrejestrowanie płatnika składek

1.1. Zgłoszenie płatnika składek będącego przedsiębiorcą

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest spisem przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, działających na terenie Polski. Spis prowadzony jest od 1 lipca 2011 r. w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Osoba rozpoczynająca prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej dokonuje zgłoszenia siebie jako płatnika składek w formie wniosku o wpis do CEIDG na formularzu CEIDG-1 składanym drogą elektroniczną lub w urzędzie gminy – osobiście albo listem poleconym. Integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest żądanie:

● zgłoszenia płatnika składek lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo

● zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Płatnik składek, który posiada rachunki bankowe (rachunek osobisty lub rachunki związane z prowadzoną działalnością), powinien dodatkowo wypełnić część CEIDG-RB wniosku o wpis (Informacja o rachunkach bankowych). Jeśli jest przedsiębiorcą wykonującym działalność gospodarczą w wielu miejscach, powinien również złożyć część CEIDG-MW (Dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej) wniosku CEIDG-1.

ZUS na podstawie danych otrzymanych z CEIDG sporządza z urzędu formularze:

● ZUS ZFA – zgłoszenie/zmianę danych płatnika składek – osoby fizycznej,

● ZUS ZBA – informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek,

● ZUS ZAA – informację dotyczącą adresów prowadzenia działalności gospodarczej.

1.2. Zgłoszenie płatnika podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego

W Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzi się spis przedsiębiorców, stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Wybrane podmioty podlegające wpisowi do KRS

infoRgrafika

Firma podlegająca wpisowi do KRS dokonuje rejestracji na odpowiednim wniosku, składanym we właściwym miejscowo sądzie. Dane o firmie wpisane do KRS to tzw. dane podstawowe. Dane te na podstawie wpisu są automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i do rejestru REGON. Za pośrednictwem CRP-KEP są również przesyłane do Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez ZUS.

Po dokonaniu wpisu do KRS podmiot ma obowiązek w terminie do 7 dni od daty rejestracji złożyć w urzędzie skarbowym wniosek NIP-8 Zgłoszenie w zakresie danych uzupełniających, w którym podaje dane uzupełniające.

Dane uzupełniające, które należy podać w NIP-8:

● skrócona nazwa płatnika składek,

● data powstania obowiązku opłacania składek,

● data wyrejestrowania płatnika składek, w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą istniał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,

● wykaz rachunków bankowych,

● adres do korespondencji,

● adres prowadzenia działalności,

● w przypadku osobowych spółek handlowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) oraz podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich numery NIP.

UWAGA!

Wspólnicy spółek komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., mają obowiązek złożenia w ZUS zgłoszenia siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na druku ZUS ZFA, z własnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL.

Dane uzupełniające są niezbędne dla ZUS, GUS i US. Są to dane nieujawniane w KRS lub dane, którymi przedsiębiorca nie dysponuje w momencie składania wniosku do tego rejestru.

Dane z wniosku NIP-8 zostaną automatycznie przekazane przez CRP-KEP do ZUS.

Dane podstawowe (KRS) oraz dane uzupełniające (US) stanowią komplet danych, na podstawie których ZUS utworzy konto płatnika składek, sporządzając dokumenty zgłoszeniowe:

● ZUS ZPA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

● ZUS ZAA – Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,

● ZUS ZBA – Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek.

1.3. Zgłoszenia płatników składek w sytuacjach szczególnych

Twórcy i artyści dokonują zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców. Komisja ta ustala datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej na wniosek osoby zainteresowanej, przy czym nie ma terminu na zgłoszenie takiego wniosku. Ponadto zgłoszenia płatnika składek dokonują także osoby zobowiązane do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia (z wyjątkiem osób prowadzących pozarolniczą działalność).

1.4. Forma zgłoszenia

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej druk zgłoszenia płatnika składek w formie:

● dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo

● wydruku z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS.

Oznacza to, że zgłoszeń płatnika składek nie przekazuje się w formie elektronicznej.

Do dokumentu Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (ZUS ZPA) oraz dokumentu Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej (ZUS ZFA) należy dołączyć informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek (ZUS ZBA), jeżeli płatnik posiada więcej niż jeden rachunek bankowy, a także o adresach prowadzenia działalności gospodarczej (ZUS ZAA), jeżeli płatnik prowadzi działalność pod innym adresem (adresami) niż adres siedziby.

UWAGA!

Nie należy przekazywać zgłoszenia płatnika składek w formie elektronicznej.

1.5. Wyrejestrowanie płatnika składek

Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność oraz dokonał wszelkich rozliczeń związanych z prowadzeniem działalności (m.in. polegających na wyrejestrowaniu wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczeniu składek od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek), ma obowiązek złożyć zgłoszenie wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWPA. Wyrejestrowanie na druku ZUS ZWPA składa zarówno płatnik, który dokonał zgłoszenia na druku ZUS ZPA, jak i ten, który złożył druk ZUS ZFA.

Wyrejestrowanie płatnika składek należy przekazać do ZUS w terminie 7 dni od daty zakończenia działalności.

Płatnik składek podlegający wpisowi do CEIDG zgłasza zakończenie działalności, wypełniając wniosek o wykreślenie wpisu do CEIDG. Przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć wniosek na formularzu CEIDG-1 o wykreślenie wpisu w terminie 7 dni od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

Płatnik składek zarejestrowany w KRS zgłasza informacje o zawieszeniu lub zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej odpowiednio na wniosku Zawieszenie lub zaprzestanie wykonywania pozarolniczej działalności. Informacje o dacie wyrejestrowania zgłasza na wniosku NIP-8. Dane z wniosków CRP-KEP prześle do ZUS. Na ich podstawie ZUS sporządzi z urzędu dokument wyrejestrowania spółki (ZUS ZWPA).

UWAGA!

Wspólnicy spółek komandytowych, jawnych, partnerskich i jednoosobowych spółek z o.o., pełniący funkcję płatnika składek na własne ubezpieczenia, w związku z zawieszeniem lub zamknięciem działalności spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym są zobowiązani do samodzielnego złożenia formularza ZUS ZWPA – Wyrejestrowanie płatnika składek.

1.6. Korekta dokumentu ZUS ZPA lub ZUS ZFA

Płatnik składek, który samodzielnie zgłasza się do ZUS, jest zobowiązany zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od:

● zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo

● otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS.

Korekty zgłoszeń płatnika składek mogą dotyczyć różnych danych, a sposób ich dokonywania zależy od rodzaju danych i typu popełnionego błędu.

Korekta danych organizacyjnych

Jeżeli w bloku I „Dane organizacyjne” dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZPA lub ZUS ZFA zamiast pola 01 „Zgłoszenie płatnika składek” zaznaczono pole 02 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych płatnika składek” – należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 wpisać „X”.

W przypadku wypełnienia obu pól w bloku I „Dane organizacyjne” także należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.

Korekta danych identyfikacyjnych płatnika składek

Zmiany i korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek dokonujemy na dokumencie ZUS ZIPA. Do danych identyfikacyjnych płatnika składek należą NIP, REGON, nazwa skrócona, a w przypadku płatnika osoby fizycznej, także nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia oraz PESEL lub seria i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W przypadku zmiany danych identyfikacyjnych należy złożyć dokument ZUS ZIPA, wypełniając go w następujący sposób:

● w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 – wpisać „1”,

● w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać zestaw danych identyfikacyjnych podanych w zgłoszeniu płatnika składek,

● w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać zestaw nowych danych identyfikacyjnych płatnika składek,

● w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek” – wpisać datę wypełnienia dokumentu i złożyć podpis.

Natomiast w przypadku konieczności skorygowania danych identyfikacyjnych dokument ZUS ZIPA należy wypełnić w następujący sposób:

● w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 – wpisać „2”,

● w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać zestaw danych identyfikacyjnych podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, w tym nieprawidłowy identyfikator płatnika,

● w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika składek,

● w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek” – wpisać datę wypełnienia dokumentu i złożyć podpis.

Przykład

Rodzic zatrudniający nianię dokonał zgłoszenia siebie jako płatnika składek na formularzu ZUS ZFA wpisując w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” swoje identyfikatory, tj. NIP, PESEL, imię i nazwisko, datę urodzenia oraz nazwę skróconą. Okazało się, że błędnie wpisał swoje pierwsze imię. W związku z tym, że pierwsze imię należy do danych identyfikacyjnych płatnika składek (osoby fizycznej), korekty błędu należy dokonać poprzez złożenie dokumentu ZUS ZIPA. W bloku I „Dane organizacyjne” dokumentu ZUS ZIPA w polu 02 należy wpisać cyfrę „2”, w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” trzeba wpisać zestaw danych identyfikacyjnych podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZFA, w tym nieprawidłowe imię, a w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” należy wpisać zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika składek, w tym poprawne imię, natomiast trzeba pominąć pole „nazwa skrócona” (zgodnie z zasadami wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych w przypadku rodzica zatrudniającego nianię nie wypełnia się pola „nazwa skrócona” w dokumencie ZUS ZFA). Datę wypełnienia dokumentu i podpis płatnika składek należy umieścić w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek”.

Korekta danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek

Korekty danych ewidencyjnych i adresowych płatników składek (z wyjątkiem korekty adresu prowadzenia działalności) dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie korekty. Dokument zgłoszenia płatnika w trybie korekty wypełnia się wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podając w kolejnych blokach wszystkie prawidłowe dane.

Przykład

Płatnik składek dokonał zgłoszenia płatnika na formularzu ZUS ZPA oraz wskazał na druku ZUS ZAA adresy prowadzenia działalności gospodarczej (inne niż adres siedziby). Przy kontroli dokumentów okazało się, że błędnie podał numer lokalu w adresie siedziby. Korektę tych danych musi przekazać do ZUS na formularzu, na jakim dokonał zgłoszenia firmy, tj. na druku ZUS ZPA, zaznaczając w bloku I, że jest to korekta danych, i wypełniając poprawnie kolejne bloki dokumentu.

W przypadku korekty adresu prowadzenia działalności należy złożyć dokument ZUS ZAA. Wypełnia się w nim blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje „2” (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem), w kolejnych zaś polach – adres nieprawidłowy, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się „1” (tj. nowy adres), a w kolejnych polach – prawidłowy adres prowadzenia działalności.

Przykład

Płatnik składek dokonał zgłoszenia płatnika na formularzu ZUS ZFA oraz wskazał na druku ZUS ZAA adres prowadzenia działalności gospodarczej (inny niż adres siedziby). Po pewnym czasie okazało się, że w adresie prowadzenia działalności błędnie podał ulicę. W związku z koniecznością korekty adresu prowadzenia działalności musi złożyć dokument ZUS ZAA z wypełnionym blokiem II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” i z wpisaną w bloku III w polu 01 cyfrą „2” (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem), w kolejnych zaś polach – musi wpisać błędny adres. Natomiast w bloku IV w polu 01 powinien wpisać cyfrę „1” (tj. nowy adres), a w kolejnych polach – aktualny adres prowadzenia działalności.

Prawidłowo wypełniony fragment formularza ZUS ZAA (korekta adresu prowadzenia działalności)

infoRgrafika

Korekta numeru rachunku bankowego

Zmianę i korektę numeru rachunku bankowego zgłasza się na dokumencie ZUS ZBA. Wypełnia się w nim blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje się „2” (tj. zamknięcie rachunku), w polu 02 – nieprawidłowy (lub dotychczasowy) numer rachunku, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się „1” (tj. nowy rachunek), a w polu 02 – prawidłowy numer rachunku.

1.7. Korekta danych wykazanych w dokumencie ZUS ZIPA

Może się zdarzyć, że popełniony zostanie błąd przy wypełnianiu dokumentu zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Jeśli pomyłka nastąpiła przy podawaniu poprzednich danych identyfikacyjnych płatnika składek, czyli w bloku II dokumentu ZUS ZIPA, to należy ponownie złożyć dokument zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek ZUS ZIPA.

W przypadku popełnienia błędu w aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku III dokumentu ZUS ZIPA – należy złożyć dokument ZUS ZIPA, który wypełnia się w następujący sposób:

● w bloku II „Poprzednie dane płatnika składek” – wpisuje się nieprawidłowe dane, podane jako dane aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIPA,

● w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisuje się wszystkie prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika składek,

● w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek” – wpisuje się datę wypełnienia dokumentu oraz składa podpis.

Jeśli w bloku III dokumentu ZUS ZIPA zostanie podany identyfikator o błędnej strukturze, np. 10-znakowy REGON, lub jeśli nie ma minimum identyfikacyjnego – w celu dokonania korekty należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZIPA.

Przykład

Płatnik składek został zgłoszony na formularzu ZUS ZPA. Po pewnym czasie okazało się, że błędnie została podana nazwa skrócona firmy. Złożono druk ZUS ZIPA w trybie korekty i w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” wpisano prawidłową nazwę skróconą firmy, ale osoba wypełniająca dokument ponownie popełniła błąd wpisując w tym bloku swój NIP, zamiast NIP firmy. Dla skorygowania zaistniałej sytuacji konieczne jest więc ponowne złożenie przez płatnika składek formularza ZUS ZIPA, a zatem:

● w bloku II „Poprzednie dane płatnika składek” należy wpisać nieprawidłowe dane, podane jako dane aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIPA,

● w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” trzeba wpisać wszystkie prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika składek.

Prawidłowo skorygowane błędy zostały przedstawione na str. 10.

I korekta druku ZUS ZIPA (poprawienie błędnej nazwy płatnika oraz popełnienie błędu w numerze NIP)

infoRgrafika

II korekta druku ZUS ZIPA (poprawienie błędnego numeru NIP)

infoRgrafika

1.8. Korekta danych wykazanych w dokumencie ZUS ZWPA

W razie konieczności korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek podanych w bloku II dokumentu Wyrejestrowanie płatnika składek należy ponownie złożyć dokument wyrejestrowania ZUS ZWPA.

W przypadku korekty danych o wyrejestrowaniu płatnika składek, podanych w bloku III dokumentu Wyrejestrowanie płatnika składek – należy złożyć ZUS ZWPA w trybie korekty. W dokumencie tym trzeba wpisać „X” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.

Przykład

Płatnik składek zakończył działalność 31 marca 2015 r. i przekazał do ZUS dokument ZUS ZWPA. W bloku III w polu 02 zamiast daty 01.04.2015 wpisał błędną datę 31.03.2015. Aby dokonać korekty daty wyrejestrowania, musi ponownie przekazać do ZUS dokument ZUS ZWPA, tym razem w trybie korekty, tj. w bloku I w polu 02 musi wpisać znak „X”. W pozostałych polach kolejnych bloków, w tym także w polu 02 w bloku III, musi wpisać poprawną datę.

2. Korygowanie nieprawidłowości w dokumentach zgłoszeniowych płatnika składek

Każdy płatnik składek jest zobowiązany do zgłaszania wszelkich zmian w danych wykazanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS oraz korygowania błędnych danych zawartych w tych dokumentach. Sposób zgłoszenia zmiany lub korekty zależy od tego, czy płatnik podlega wpisowi do CEIDG czy do KRS.

Płatnik składek zgłasza zmianę danych wówczas, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Zmiana ta spowoduje zmianę danych na bieżąco.

Korektę danych płatnik składek przekazuje wtedy, gdy chce poprawić błąd w danych, który został popełniony we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Prawidłowość danych w dokumentach zgłoszeniowych płatnika składek jest bardzo istotna, ponieważ na podstawie zgłoszenia płatnika składek zakładane jest w ZUS konto płatnika składek, na którym są rozliczane składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych przez tego płatnika.

Zmiany i korekty danych płatnika podlegających wpisowi do CEIDG należy zgłaszać w formie wniosku CEIDG-1 składanego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Danymi podlegającymi wpisowi do ewidencji prowadzenia działalności są:

● oznaczenie przedsiębiorcy,

● numer ewidencyjny PESEL, o ile przedsiębiorca go posiada,

● numer NIP przedsiębiorcy, o ile go posiada,

● miejsce zamieszkania i adres przedsiębiorcy, a jeżeli działalność jest wykonywana poza miejscem zamieszkania, to również miejsce i adres zakładu głównego, oddziału lub dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,

● określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),

● data rozpoczęcia działalności gospodarczej,

● numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca je posiada,

● informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.

Przykład

Płatnik składek dokonał zgłoszenia w formie wniosku o wpis do CEIDG. We wniosku o wpis podał błędną nazwę skróconą firmy. W trakcie zgłaszania siebie jako osoby ubezpieczonej w ZUS odkrył błąd. Płatnik składek musi skorygować błędną nazwę skróconą, wypełniając część CEIDG-POPR wniosku o wpis. Po otrzymaniu danych z CEIDG – ZUS skoryguje nazwę skróconą firmy, tworząc z urzędu ZUS ZIPA.

Wzór formularza CEIDG-POPR

infoRgrafika

Przedsiębiorca podlegający rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) dokonuje aktualizacji danych, zmian i korekt przez wypełnienie odpowiednio:

● wniosku w KRS – gdy dotyczy to danych podstawowych,

● wniosku NIP-8 we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym – gdy dotyczy to danych uzupełniających.

Zaktualizowane dane podstawowe z KRS oraz dane uzupełniające z wniosku NIP-8 przekazywane są automatycznie do CRP-KEP, a następnie do ZUS. Na podstawie danych zmienianych w KRS i w US – ZUS sporządzi z urzędu dokumenty:

● ZUS ZPA – zgłoszenie zmiany danych (ewidencyjnych) płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

● ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek,

● ZUS ZAA – zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,

● ZUS ZBA – zmiana numeru rachunku bankowego płatnika składek.

UWAGA!

Zmiany i korekty danych niepodlegających wpisowi do ewidencji należy zgłaszać bezpośrednio do ZUS.

3. Zgłoszenie ubezpieczonego

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi i/lub ubezpieczeniem zdrowotnym musi zostać zgłoszona do ubezpieczeń. Co do zasady zgłoszenia ubezpieczonego trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Datą powstania obowiązku ubezpieczeń jest m.in. dzień:

● rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej – w przypadku osoby prowadzącej działalność,

● rozpoczęcia współpracy – dla osoby współpracującej,

● nawiązania stosunku pracy – w przypadku pracowników,

● oznaczony w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania – dla zleceniobiorców.

Istnieje jednak kilka wyjątków. Osoby, które są obejmowane ubezpieczeniami społecznymi na zasadach dobrowolności, zgłaszają wniosek o objęcie ubezpieczeniami w terminie przez siebie wybranym. Natomiast twórca lub artysta dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej. Pracowników skierowanych do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych za granicą zgłasza się do ubezpieczeń nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń.

UWAGA!

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłki macierzyńskie są zgłaszane do ubezpieczeń przez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym.

Płatnik składek musi zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS.

Dokumenty zgłoszeniowe dla ubezpieczonego

Nazwa formularza

W jakim przypadku należy go wypełnić

1

2

ZUS ZUA – Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej

stosowany w przypadku, gdy dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym

ZUS ZZA – Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych

stosowany w przypadku osoby podlegającej wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu

ZUS ZIUA – Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej

stosowany w przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. zmiany nazwiska

ZUS ZCNA – Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego

stosowany w przypadku zgłoszenia lub wyrejestrowania członka rodziny korzystającego z ubezpieczenia zdrowotnego osoby ubezpieczonej

ZUS ZSWA – Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

stosowany w przypadku zgłoszenia lub korekty danych osoby ubezpieczonej o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

ZUS ZWUA – Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

stosowany w przypadku osoby ubezpieczonej podlegającej wyrejestrowaniu z ubezpieczeń, do których uprzednio została zgłoszona

3.1. Wyrejestrowanie ubezpieczonego

Płatnik składek ma obowiązek wyrejestrowania każdej osoby, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik składek ma również obowiązek wyrejestrowania każdej osoby, która podlegała wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń.

UWAGA!

Pracowników skierowanych za granicę do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych wyrejestrowuje się w terminie 30 dni od ustania stosunku pracy.

4. Korygowanie nieprawidłowości w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonego

O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń należy zawiadomić ZUS w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Zmiana występuje wtedy, gdy zmieniły się dane wykazane we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana adresu zamieszkania.

Płatnik składek jest zobowiązany do skorygowania danych podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń w ciągu 7 dni, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Korekta występuje wtedy, gdy trzeba poprawić błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. został podany nieprawidłowy kod tytułu ubezpieczenia.

Zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonuje się na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Wyjątkiem jest zmiana/korekta:

● danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA, oraz

● schematu podlegania, kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniami, które dokonywane są przez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi (na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, ale nie w trybie zmiany/korekty, lecz jako zgłoszenie).

4.1. Korekta danych organizacyjnych w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA

W przypadku gdy w bloku I „Dane organizacyjne” dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA zamiast pola 01 „Zgłoszenie do ubezpieczeń” zaznaczono pole 02 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej”, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I w polu 01 trzeba wpisać „X”.

Podobnie gdy w bloku I „Dane organizacyjne” dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZZA zamiast pola 01 „Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego” zaznaczono pole „Zgłoszenie zmiany/korekty danych” – należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZZA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I w polu 01 trzeba wpisać „X”.

Jeśli natomiast wypełniono więcej niż jedno pole w bloku I, konieczne jest złożenie prawidłowo wypełnionego dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I – 01 lub 02.

4.2. Korekta danych identyfikacyjnych płatnika składek w dokumencie
ZUS ZUA lub ZUS ZZA

W przypadku korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA – należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument zgłoszenia.

Przykład

Płatnik składek zgłosił do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osobę współpracującą. Na dokumencie ZUS ZUA w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek wpisał błędny PESEL. W celu skorygowania swojego błędu płatnik musi ponownie złożyć w trybie zgłoszenia dokument ZUS ZUA, z prawidłowymi wszystkimi danymi.

Błędnie wypełniony druk ZUS ZUA

infoRgrafika

Poprawiony druk ZUS ZUA (również w trybie zgłoszenia)

infoRgrafika

4.3. Korekta danych identyfikacyjnych ubezpieczonego w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA

Do danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należą: PESEL, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości. Korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego dokonuje się na dokumencie ZUS ZIUA.

Dokument ZUS ZIUA wypełnia się w następujący sposób:

● w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 – wpisuje się „2” (lub „1” w przypadku zmiany),

● w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika składek,

● w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisuje się zestaw danych identyfikacyjnych ubezpieczonego podanych na zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w tym nieprawidłową daną identyfikacyjną,

● w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisuje się zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego,

● w bloku V „Oświadczenie płatnika składek” – wpisuje się datę wypełnienia dokumentu i składa podpis,

● w bloku VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis składa ubezpieczony.

Przykład

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń w lutym 2014 r. jako Anna Kowalska, w druku ZUS ZUA podano jej numery PESEL i NIP. Przy wymianie dowodu osobistego okazało się, że pracownica w rzeczywistości nosi imię Anastazja. Pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZIUA, wpisując „2” w bloku „Dane organizacyjne”. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać imię Anna i nazwisko Kowalska oraz numery PESEL i NIP, zgodnie z dotychczasowym zgłoszeniem. W bloku aktualnych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy podać imię Anastazja i nazwisko Kowalska oraz numer PESEL. W przypadku gdy osoba ta posiada identyfikator PESEL, nie należy dodatkowo podawać serii i numeru dowodu osobistego.

W razie podania na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń identyfikatorów ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. mniej niż 11-znakowego numeru PESEL, lub przy braku minimum identyfikacyjnego – należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne”.

W praktyce oznacza to, że w przypadku polskiego obywatela i cudzoziemca, który ma nadany numer PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych należy podawać: imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia, a w imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer PESEL.

UWAGA!

Od 1 września 2011 r. w dokumentach dotyczących ubezpieczonego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP (nawet jeśli został nadany).

4.4. Korekta danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA

W przypadku konieczności korekty danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego należy złożyć dokument zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty. Dokument zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA w trybie korekty wypełnia się, wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisując wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Dokument zgłoszenia do ubezpieczeń w trybie zmiany wypełnia się, wpisując „1” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisując wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach, uwzględniając aktualne dane ubezpieczonego.

Przykład

W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Ubezpieczony nie otrzymywał informacji o stanie konta z ZUS. Pracodawca, wyjaśniając przyczynę takiej sytuacji, ustalił, że przy zgłoszeniu do ubezpieczeń pracownik podał nieprawidłowy numer domu i taki błędny adres został wpisany na druku zgłoszenia. Po wykryciu błędu pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując „2” (korekta) w polu 02 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak, jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, z wyjątkiem pola 05 w bloku XI „Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu”, gdzie powinien zostać podany prawidłowy numer domu.

Dokument zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA w trybie korekty wypełnia się, wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisując wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

4.5. Korekta kodu tytułu ubezpieczenia w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA

Jeśli w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA podano błędny kod tytułu ubezpieczenia i kod ten jest spoza słownika (czyli niezgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów zawartym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń), to należy złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie do ubezpieczeń (tj. wpisując „X” w polu 01 bloku I), z podanym w nim prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, zgłaszając siebie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA od 2 marca 2015 r., wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia – zamiast 05 10 00 wpisał 50 10 00. Kod 50 10 00 jest spoza słownika, czyli nie występuje w okresie od 1 września 2012 r. w załączniku do rozporządzenia. Aby skorygować ten błąd, prowadzący działalność powinien ponownie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 00, zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych.

W przypadku podania w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń błędnego kodu tytułu ubezpieczenia, ale takiego, który występuje w słowniku (jest zgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów zawartym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń), należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA) od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń.

Przykład

Płatnik składek, zgłaszając pracownika (posiadającego uprawnienie do pobierania emerytury) do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA od 2 marca 2015 r., wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia. Zamiast kodu 01 10 10 wpisał kod 01 10 01. W związku z tym płatnik jest zobowiązany dokonać korekty poprzez wyrejestrowanie, a następnie ponowne zgłoszenie. Musi złożyć dokumenty:

● ZUS ZWUA, w którym wyrejestruje daną osobę z datą 2 marca 2015 r., podając kod tytułu ubezpieczenia 01 10 01,

● ZUS ZUA, w którym zgłosi do ubezpieczeń tę osobę z datą 2 marca 2015 r. z kodem 01 10 10.

4.6. Korekta schematu podlegania ubezpieczeniom w dokumencie ZUS ZUA

Przez schemat podlegania ubezpieczeniom należy rozumieć ustalenie, do jakich ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego) została zgłoszona dana osoba. Schemat podlegania ubezpieczeniom określa także w dokumencie zgłoszeniowym, czy ustalone ubezpieczenia są obowiązkowe czy dobrowolne. Dane dotyczące podlegania ubezpieczeniom należy wykazać w blokach VI–IX formularza ZUS ZUA lub w blokach VI–VII formularza ZUS ZZA.

Aby dokonać korekty danych dotyczących podlegania ubezpieczeniom, należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowymi danymi (na formularzu ZUS ZWUA). Następnie trzeba ponownie złożyć zgłoszenie, z podaniem prawidłowych danych dotyczących schematu i dat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przykład

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZUA do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego od 9 marca 2015 r. Przez pomyłkę nie zgłosił tego ubezpieczonego do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, chociaż zleceniobiorca wyraził chęć podlegania temu ubezpieczeniu.

W celu dokonania korekty płatnik składek powinien złożyć za tego ubezpieczonego dokument ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje daną osobę z ubezpieczeń z datą 9 marca 2015 r. Następnie powinien złożyć dokument ZUS ZUA (jako zgłoszenie, czyli zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych), na którym zgłosi od 9 marca 2015 r. daną osobę do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

4.7. Korekta daty powstania obowiązku ubezpieczeń w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA

Zasada korygowania daty powstania obowiązku ubezpieczeń jest taka sama jak w przypadku korekty kodu tytułu ubezpieczenia lub schematu podlegania ubezpieczeniom. Płatnik składek musi zgłosić korektę daty objęcia ubezpieczeniami poprzez:

● wyrejestrowanie z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, a następnie

● ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przykład

Płatnik składek, zgłaszając pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wpisał na formularzu ZUS ZUA błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń – zamiast 2 marca 2015 r. wpisał 1 marca 2015 r. W celu dokonania korekty powinien złożyć za tego ubezpieczonego dokument ZUS ZWUA, w którym poda datę wyrejestrowania z ubezpieczeń 1 marca 2015 r., a następnie dokument ZUS ZUA, w którym poda prawidłową datę powstania obowiązku ubezpieczeń – 2 marca 2015 r., oraz pozostałe prawidłowe dane.

4.8. Korekta danych wykazanych w dokumencie ZUS ZIUA

Jeśli płatnik pomylił się, podając swoje dane identyfikacyjne w bloku II dokumentu ZUS ZIUA, to musi ponownie złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Podobnie jeśli błąd dotyczył poprzednich danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, podanych w bloku III dokumentu ZUS ZIUA – należy ponownie złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W razie konieczności skorygowania aktualnych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, podanych błędnie w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA – należy złożyć ponownie ZUS ZIUA. Dokument ten trzeba wypełnić w następujący sposób:

● w bloku I „Dane organizacyjne” – wpisać „2”,

● w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać dane płatnika,

● w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisać dane nieprawidłowe, podane jako dane aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIUA,

● w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisać prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

● w bloku V „Oświadczenie płatnika składek” – wpisać datę wypełnienia dokumentu oraz złożyć podpis;

● w bloku VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis składa ubezpieczony.

W przypadku podania w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA identyfikatorów o błędnej strukturze, np. 10-znakowego numeru PESEL, lub przy braku minimum identyfikacyjnego – w celu dokonania korekty należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZIUA.

4.9. Korekta danych w dokumencie ZUS ZWUA

Jeśli zachodzi konieczność korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II dokumentu „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń” – należy ponownie złożyć poprawnie wypełniony dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

Podobnie należy postąpić w przypadku korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podanych w bloku III dokumentu „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”. Poprawnie wypełniony dokument ZUS ZWUA jest składany w trybie wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. z zaznaczonym polem 01 w bloku danych organizacyjnych.

W przypadku konieczności skorygowania danych zawartych w bloku IV „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń” postępowanie zależy od tego, która z danych została błędnie podana.

Jeśli korekty wymaga kod tytułu ubezpieczenia, to ponownie należy złożyć dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA. Natomiast w razie konieczności korekty daty lub kodu przyczyny wyrejestrowania – trzeba złożyć dokument ZUS ZWUA w trybie korekty, tj. wpisać „X” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.

Przykład

Płatnik składek wyrejestrował z ubezpieczeń osobę, która była u niego zatrudniona do 31 stycznia 2015 r. Wyrejestrował ją jednak z datą 31 stycznia 2015 r., tj. w dokumencie ZUS ZWUA w bloku IV w polu 02 wpisał błędną datę. Aby dokonać korekty daty wyrejestrowania, musi przekazać do ZUS dokument ZUS ZWUA w trybie korekty, tj. w bloku I w polu 02 musi wpisać znak „X”. W pozostałych polach kolejnych bloków musi wpisać poprawne dane, w tym w polu 02 bloku IV – poprawną datę wyrejestrowania od 1 lutego 2015 r.

Prawidłowo wypełniony fragment druku ZUS ZWUA w trybie korekty

infoRgrafika

4.10. Korekta danych w dokumencie ZUS ZCNA

W przypadku korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II dokumentu ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego – należy złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia ZUS ZCNA.

Jeśli zachodzi konieczność korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podanych w bloku III dokumentu ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny..., także należy złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia ZUS ZCNA.

Korekta danych członka rodziny ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego polega na wyrejestrowaniu błędnego zgłoszenia i ponownym (prawidłowym) zgłoszeniu członka rodziny. W przypadku korekty danych identyfikacyjnych lub innych danych dotyczących członka rodziny ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego należy wypełnić dokument ZUS ZCNA w następujący sposób:

● w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać dane płatnika,

● w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisać dane ubezpieczonego,

● w bloku IV „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „2” (tj. wyrejestrowanie członka rodziny), a w dalszych polach wpisać wszystkie dane podane w nieprawidłowym zgłoszeniu,

● w bloku V „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „1” (tj. zgłoszenie nowego członka rodziny), a w dalszych polach wpisać prawidłowe dane członka rodziny,

● w bloku VI „Oświadczenie płatnika składek” – wpisać datę wypełnienia dokumentu oraz złożyć podpis; w bloku następnym „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis składa ubezpieczony.

W związku z tym, że obecnie stosuje się jeden druk dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, to zarówno zgłoszenia, jak i wyrejestrowania, a także korekty danych członków rodziny osoby ubezpieczonej powinny być dokonywane na formularzu ZUS ZCNA. Zasada ta obowiązuje również w przypadku, gdy członek rodziny był uprzednio zgłoszony na formularzu ZUS ZCZA.

5. Dokumenty rozliczeniowe

Każdy płatnik składek musi przesyłać do ZUS w ustalonym terminie deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne, a także opłacać składki za dany miesiąc. Terminy składania dokumentów rozliczeniowych oraz opłacania składek uzależnione są od rodzajów podmiotów.

Terminy składania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek

Termin składania dokumentów rozliczeniowych

Których płatników obowiązuje

do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni

jednostki budżetowe i samorządowe

do 10. dnia następnego miesiąca

osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie

do 15. dnia następnego miesiąca

pozostali płatnicy, w tym płatnicy opłacający składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Twórcy i artyści przesyłają dokumenty rozliczeniowe oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję.

Dokumentami rozliczeniowymi są formularze:

● Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – ZUS RCA,

● Raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne – ZUS RZA,

● Raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – ZUS RSA,

● Deklaracja rozliczeniowa – ZUS DRA.

Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (odpowiednio ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).

Jeśli płatnik składek rozlicza składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, przekazuje tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

5.1. Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych do ZUS

Niektóre grupy płatników składek są zwolnione z obowiązku przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS za kolejne miesiące, jeśli nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych.

infoRgrafika

5.2. Korygowanie dokumentów rozliczeniowych

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, w którym zachodzi konieczność korekty danych. Konieczność korekty może zostać stwierdzona przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS.

Przykład

W styczniu 2015 r. pracownik oprócz wynagrodzenia podstawowego otrzymał wypłatę za umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą. Sporządzając za styczeń 2015 r. raport ZUS RCA za tego ubezpieczonego, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, płatnik składek popełnił błąd. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazał tylko kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Płatnik zauważył swój błąd w lutym 2015 r. W związku z tym jest zobowiązany przekazać do ZUS korygujący raport ZUS RCA za tego pracownika, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, w którym musi wpisać m.in. prawidłową podstawę wymiaru składek, czyli przychód zarówno z umowy o pracę, jak i z umowy zlecenia. Raport należy dołączyć do deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Płatnik składek musi sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeśli konieczność korekty dokumentów rozliczeniowych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, to płatnik składek jest zobowiązany do złożenia korekty nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji

Gdyby nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych zostały stwierdzone przez kontrolę z ZUS, korekty należy złożyć nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

5.3. Komplety korygujące

W przypadku konieczności skorygowania dokumentów rozliczeniowych płatnik jest zobowiązany złożyć komplet dokumentów korygujących. Taki komplet zawsze składa się z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Imienne raporty miesięczne korygujące dotyczą osób, za które zostały przekazane błędne dane. Natomiast deklaracja rozliczeniowa korygująca zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych – zarówno tych, za których składki i świadczenia zostały prawidłowo rozliczone w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące.

Przykład

W komplecie dokumentów rozliczeniowych oznaczonym numerem identyfikatora 01.01.2015 płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 145 ubezpieczonych. Okazało się, że należy skorygować imienne raporty miesięczne za dwóch ubezpieczonych, zatem firma przesłała do ZUS tylko imienne raporty miesięczne korygujące za dwóch ubezpieczonych oraz deklarację rozliczeniową korygującą – w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Zarówno deklarację, jak i raporty należy oznaczyć numerem identyfikatora 02.01.2015.

Płatnik musi pamiętać, że nie może złożyć samego raportu (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) – gdyż zawsze jest on załącznikiem do deklaracji. Inaczej wygląda sytuacja, gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej. Wówczas imiennych raportów miesięcznych nie należy składać.

Przykład

Płatnik przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa i imienne raporty miesięczne) z numerem identyfikatora 01. Okazało się, że składka na Fundusz Pracy została naliczona od wszystkich ubezpieczonych, także zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie. W związku z tym płatnik jest zobowiązany przekazać deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznaczy numerem identyfikatora 02. Do deklaracji tej nie musi dołączać żadnych imiennych raportów korygujących, ponieważ składki na Fundusz Pracy nie wykazuje się w raportach.

5.4. Identyfikator

W każdym dokumencie rozliczeniowym w bloku I „Dane organizacyjne” należy podać identyfikator dokumentu (raportu lub deklaracji). Identyfikator dokumentu składa się z numeru identyfikatora oraz miesiąca i roku, za który jest dokonane rozliczenie.

Numer identyfikatora oznacza numer dokumentu za dany okres rozliczeniowy. Numer 01 oznacza pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe, natomiast numery do 02 do 39 oznaczają kolejną wersję dokumentów rozliczeniowych korygujących za ten miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Fragment deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA

infoRgrafika

Przykład

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa wraz z imiennymi raportami miesięcznymi) oznaczony numerem identyfikatora 01. W następnym miesiącu stwierdził, że błędnie wyliczył składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, w związku z tym przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową korygującą oznaczoną numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełnił błędy w imiennych raportach miesięcznych, a zatem musi skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową. Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące będą oznaczone numerem identyfikatora 03. Fakt, że jest to pierwsza korekta imiennych raportów miesięcznych, nie ma w tym przypadku znaczenia.

Przykład

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (raporty wraz z deklaracją) oznaczonych numerem identyfikatora 01.03.2015. W kwietniu 2015 r. stwierdził, że nie przekazał imiennego raportu miesięcznego za marzec za ubezpieczonego, który podjął pracę od 26 marca 2015 r. i nie otrzymał w marcu żadnego przychodu. Płatnik jest zobowiązany przekazać raport imienny (zerowy) za tego ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą (mimo że nie ma żadnych zmian dotyczących składek). Zarówno deklarację rozliczeniową korygującą, jak i imienny raport należy oznaczyć numerem identyfikatora 02.03.2015. Co prawda jest to raport pierwszorazowy za tego ubezpieczonego, ale imienny raport miesięczny musi być oznaczony takim samym numerem identyfikatora jak deklaracja rozliczeniowa, do której został dołączony.

W razie wyczerpania przez płatnika składek numerów identyfikatorów przeznaczonych do oznaczania jego dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za dany miesiąc i w przypadku konieczności sporządzania i przekazania do ZUS następnych korekt – płatnik powinien używać ostatniego numeru.

Płatnik, dla którego są przeznaczone numery deklaracji od 01 do 39 i który wyczerpał już te numery, w przypadku kolejnych korekt dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc powinien używać numeru identyfikatora deklaracji i raportów rozpoczynającego się cyframi „39”. Sporządzając kolejny komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za dany miesiąc kalendarzowy z numerem identyfikatora „39”, należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów. Jeżeli numer identyfikatora się nie zmienia, to właśnie data wypełnienia ma istotne znaczenie przy ustalaniu kolejności poszczególnych dokumentów korygujących.

5.5. Korygowanie imiennych raportów miesięcznych

Imienne raporty miesięczne mogą dotyczyć należnych składek (w tym składek na ubezpieczenie zdrowotne) i wypłaconych świadczeń albo wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek.

Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tj.

● odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i

● odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA),

w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Za luty 2015 r. płatnik składek sporządził za danego ubezpieczonego raport składkowy ZUS RCA oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Aby skorygować błąd popełniony w raporcie składkowym ZUS RCA, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej raportem imiennym ZUS RCA. Płatnik nie musi natomiast przekazywać za tego ubezpieczonego raportów ZUS RSA.

W przypadku konieczności skorygowania dokumentu składkowego ZUS RCA lub ZUS RZA płatnik składek koryguje raport za danego ubezpieczonego z danym (6-znakowym) kodem tytułu ubezpieczenia. Najczęściej popełnianym błędem jest nieprawidłowe wykazanie podstawy wymiaru składek. Jeśli w imiennym raporcie miesięcznym płatnik popełnił błąd polegający na wpisaniu błędnej podstawy wymiaru składek, musi złożyć za ubezpieczonego poprawnie wypełniony raport korygujący. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.

W sytuacji złożenia z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych, np. ZUS RCA i ZUS RZA, w celu dokonania korekty należy złożyć właściwy raport ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczyć go jako korygujący.

Przykład

Składając dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc, płatnik składek sporządził za danego ubezpieczonego zamiast imiennego raportu ZUS RCA raporty ZUS RCA i ZUS RZA – oba z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora. Płatnik nie powinien przekazywać „zerowego” raportu ZUS RZA.

Podobnie należy postąpić w przypadku złożenia za daną osobę z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych ZUS RCA. Dla każdego ubezpieczonego płatnik składek w (jednym) imiennym raporcie miesięcznym uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W celu dokonania korekty należy więc złożyć jeden poprawny raport ZUS RCA i oznaczyć go jako korygujący.

Przykład

Płatnik składek sporządził za pracownika dwa odrębne imienne raporty miesięczne ZUS RCA, ponieważ w jednym raporcie uwzględnił wynagrodzenie zasadnicze, a w drugim wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Wszystkie składniki wynagrodzenia danego ubezpieczonego, tzn. wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i ewentualnie inne składniki, płatnik składek jest zobowiązany wykazać w jednym imiennym raporcie miesięcznym. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Wykaże w nim łączną podstawę wymiaru składek. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora.

Jeżeli płatnik składek pomylił się w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. w nazwisku, imieniu lub w identyfikatorze numerycznym, podanych w imiennym raporcie miesięcznym, to ponownie musi złożyć za tego ubezpieczonego poprawny raport. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.

Przykład

Płatnik składek, sporządzając za danego ubezpieczonego imienny raport miesięczny ZUS RCA, pomylił się i wpisał błędny numer PESEL ubezpieczonego. Aby skorygować błąd, powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą. Dokumenty te muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

5.6. Wycofywanie raportów

Jeśli płatnik złożył raport składkowy za osobę, za którą nie powinien złożyć raportu, musi go skorygować do zera. Aby wycofać raport składkowy, należy sporządzić raport korygujący. W polach dotyczących podstawy wymiaru i kwoty składek należy wpisać wartość „0,00”.

Przykład

Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc, płatnik pomylił się i sporządził raport również za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, powinien przekazać za tę osobę imienny raport miesięczny korygujący, w którym w polach dotyczących podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze „0,00”. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej. Dokumenty muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

Fragment formularza ZUS RCA (wyzerowanie podstaw wymiaru i składek)

infoRgrafika

infoRgrafika

Na podobnych zasadach odbywa się skorygowanie raportu świadczeniowego ZUS RSA, który nie powinien zostać złożony. Aby wycofać raport świadczeniowy, należy sporządzić raport korygujący. W polach dotyczących liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat kwoty świadczenia należy wpisać wartość „0,00”.

Przykład

Płatnik składek sporządził za ubezpieczonego Jana Nowaka raport ZUS RSA za marzec 2015 r., wykazując wypłatę zasiłku chorobowego za okres od 2 do 3 marca w kwocie 350 zł. Po przekazaniu dokumentów do ZUS okazało się, że zasiłek chorobowy dotyczył Janusza Nowaka, a Jan Nowak przepracował cały marzec. Płatnik składek w celu wycofania raportu świadczeniowego złożonego za Jana Nowaka sporządził korygujący raport ZUS RSA, w którym wykazał:

● kod tytułu ubezpieczenia taki jak na pierwszorazowym raporcie, czyli 01 10 00,

● „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

● kod świadczenia/przerwy 313, taki jak na pierwszorazowym raporcie,

● taki sam okres jak w wycofywanym raporcie, czyli 02.03.2015 – 03.03.2015,

● „0,00” w polu „kwota”.

Płatnik składek dołączył raport do deklaracji rozliczeniowej korygującej. Dokumenty te muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

W przypadku złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/przerwy, i konieczności wycofania jednego z nich – składa się tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące.

Przykład

W pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2014 r. płatnik złożył za daną ubezpieczoną, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, następujące raporty świadczeniowe ZUS RSA:

● kod świadczenia/przerwy 312, okres: 03.12.2014 – 07.12.2014, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 331, okres: 10.12.2014 – 18.12.2014, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 313, okres: 27.12.2014 – 31.12.2014, kwota: 200,00.

Błędnie wypełniony formularz ZUS RSA

infoRgrafika

Płatnik chce wycofać raport z kodem świadczenia/przerwy 312, ponieważ zasiłek opiekuńczy nie dotyczył tej ubezpieczonej. Pozostałe raporty (z kodami 331 i 313) były poprawne.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o numerze identyfikatora 02 (lub wyższym, jeśli za dany miesiąc płatnik przekazał już dokumenty rozliczeniowe korygujące) należy przekazać deklarację rozliczeniową wraz z poprawnymi raportami ZUS RSA. W raportach tych należy wpisać:

● kod świadczenia/przerwy 331, okres: 10.12.2014 – 18.12.2014, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 313, okres: 27.12.2014 – 31.12.2014, kwota: 200,00.

Korekta formularza ZUS RSA

infoRgrafika

Jeśli konieczne jest wycofanie wszystkich raportów świadczeniowych za ubezpieczonego, za którego złożono kilka raportów świadczeniowych z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/przerwy, to należy złożyć wycofanie za każdy z raportów oddzielnie.

W przypadku złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/przerwy i koniecznością wycofania jednego z nich i korekty drugiego – składa się aktualny komplet raportów, bez raportu, który należy wycofać.

Przykład

Płatnik składek w pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2015 r. złożył za jednego z ubezpieczonych, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, następujące raporty świadczeniowe ZUS RSA:

● kod świadczenia/przerwy 312, okres: 02.01.2015 – 07.01.2015, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 313, okres: 10.01.2015 – 15.01.2015, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 311, okres: 18.01.2015 – 30.01.2015, kwota: 200,00.

Płatnik chce wycofać raport z kodem 313, a w raporcie z kodem 311 skorygować okres i kwotę (okres na: 10.01.2015 – 31.01.2015, kwotę na: 700,00). Raport z kodem 312 był poprawny. Płatnik powinien złożyć w komplecie korygującym o numerze identyfikatora 02 (lub wyższym, jeśli za dany miesiąc przekazał już dokumenty rozliczeniowe korygujące) deklarację rozliczeniową oraz następujące raporty ZUS RSA:

● kod świadczenia/przerwy 312, okres: 02.01.2015 – 07.01.2015, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 311, okres: 10.01.2015 – 31.01.2015, kwota: 700,00.

5.7. Brak raportu

Może się zdarzyć, że za daną osobę nie przekazano jednego z raportów świadczeniowych. W takim przypadku należy przekazać aktualny komplet raportów ZUS RSA, w tym brakujący raport.

Przykład

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, podlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu, 15 marca 2015 r. urodziła kolejne dziecko. Zasiłek macierzyński za marzec wypłacono jej w marcu 2015 r. Płatnik złożył za marzec 2015 r. następujące imienne raporty miesięczne:

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 00, w którym obliczył za marzec składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne,

● ZUS RCA z kodem 12 40 00, w którym obliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w marcu 2015 r.,

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 marca, w którym wykazał kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Płatnik nie złożył raportu ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy „121” za okres od 1 do 14 marca 2015 r. Oznacza to, że jest zobowiązany przekazać do ZUS brakujący raport, łącznie z poprawnym raportem ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 marca 2015 r. W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o numerze identyfikatora 02 płatnik powinien przekazać:

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres od 1 do 14 marca 2015 r.,

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 marca 2015 r., w którym wykaże kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Raporty te płatnik dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej i oznacza tym samym numerem identyfikatora co deklarację.

5.8. Korygowanie danych przekazanych w dokumentach ZUS RNA i ZUS RGA

Formularze ZUS RNA i ZUS RGA zostały uchylone w 2003 r. Formularz ZUS RNA służył do przekazywania informacji o składnikach wynagrodzenia w zakresie niezbędnym do określenia wysokości zasiłków. Na druku ZUS RGA były przekazywane informacje niezbędne do uznania okresów pracy za okresy pracy górniczej. Obecnie płatnicy nie mają już obowiązku przekazywania tych informacji.

W sytuacji gdy płatnicy składek korygują dane przekazane w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RNA, są zobowiązani użyć dokumentu ZUS RCA. Korekty danych przekazanych w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RGA należy dokonać na dokumencie ZUS RSA.

Nie koryguje się przekazanych danych, których zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych nie ma obowiązku przekazywania od 1 stycznia 2003 r. Płatnicy nie mają więc obowiązku korygowania danych o składnikach wynagrodzenia przekazanych w dokumentach ZUS RNA oraz o okresach pracy górniczej przekazanych w dokumentach ZUS RGA.

5.9. Korekty dokonywane przez ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się podstawę wymiaru składek. Zakład dokonuje zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty nadesłane przez ZUS.

5.10. Forma przekazywania dokumentów korygujących

Płatnik składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób jest zobowiązany przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe oraz korekty tych dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS. Dotyczy to również płatnika, który dokumenty pierwszorazowe przekazywał w formie papierowej (np. wydruków z programu Płatnik), a obecnie ma ustawowy obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej.

Obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej dotyczy również dokumentów korygujących, składanych za okresy wcześniejsze, kiedy takiego obowiązku nie było (np. za 1999 r. lub 2000 r.). Przy składaniu dokumentów rozliczeniowych korygujących (a także dokumentów zgłoszeniowych zmieniających i korygujących, tj. wszystkich zmian i korekt zgłoszeń) obowiązkowa dla płatnika składek jest forma przekazywania dokumentów wynikająca z liczby osób, za które rozliczył on składki w złożonym za ostatni miesiąc komplecie dokumentów rozliczeniowych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 6, art. 35–36, art. 41, art. 43, art. 47, art. 47a, art. 48b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121

● § 2–4 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Dz.U. Nr 78, poz. 465; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 144, poz. 1181

● § 1 i załączniki nr 1–15 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1844; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1957

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych