do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia księgowych i biur rachunkowych

drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 8/2016, data dodania: 11.04.2016

Porada aktualna na dzień 23-05-2017

Do jakich danych o pracownikach może mieć dostęp komisja socjalna

PROBLEM

W 2016 r., po kilkuletniej przerwie, zdecydowaliśmy o tworzeniu zfśs. W komisji socjalnej zasiadają wyłącznie przedstawiciele pracowników. Niektórzy pracownicy uprawnieni do świadczeń z funduszu socjalnego przebywają na urlopach wychowawczych i macierzyńskich. Czy komisja socjalna może otrzymać imiona i nazwiska oraz kontakt do tych osób, aby poinformować je o możliwościach ubiegania się o wsparcie z funduszu?

RADA

Tak. Komisja socjalna może otrzymać takie dane. Warunkiem ich przekazania przez pracodawcę jest upoważnienie tych osób do dostępu do informacji stanowiących dane osobowe pracowników, nadane przez zatrudniającego. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej zfśs) nie określają szczegółowo zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń socjalnych. Wskazują jedynie, że kwestie te pracodawca ustala z organizacją związkową, a w przypadku jej braku – z przedstawicielem pracowników w regulaminie funduszu (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Z przepisów nie wynika zatem, że komisja socjalna musi być powołana, aby środki funduszu mogły być wydatkowane. Podobnie przepisy ustawy o zfśs nie zawierają obowiązku informowania pracowników przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich o funduszu socjalnym funkcjonującym w zakładzie i możliwościach ubiegania się o wsparcie z jego środków.

SŁOWNICZEK

Administrator danych – organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba fizyczna, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub w państwie trzecim, o ile przetwarzają dane osobowe z wykorzystaniem środków technicznych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych – art. 7 pkt 4 w zw. z art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych.

Pracodawca może jednak w regulaminie funduszu przewidzieć powołanie komisji socjalnej, która w imieniu zatrudniającego zajmie się dysponowaniem środkami zfśs. Powołanie takiego organu w praktyce jest prawie regułą. Określenia kompetencji i praw komisji socjalnej pracodawca może dokonać np. w odrębnym, opracowanym specjalnie do tego celu regulaminie jej działania. W dokumencie tym można wówczas ustalić sposób wybierania komisji socjalnej i okres jej kadencji, zakres obowiązków jej członków, terminy spotkań, sposób organizacji, przebiegu posiedzeń komisji itp.

Aby komisja socjalna mogła sprawnie funkcjonować, jej członkowie powinni mieć dostęp do danych pracowników (w tym imion i nazwisk oraz adresu ich zamieszkania) w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania nałożonych na komisję obowiązków wynikających z ustawy i regulaminu zfśs.

Z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że osoba dopuszczona przez administratora danych do ich przetwarzania (w tym do zapoznania się z nimi) musi legitymować się nadanym przez niego upoważnieniem.

Trzeba uznać, że upoważnienie powinno mieć formę pisemną. W upoważnieniu należy określić:

● nazwę i adres administratora danych,

● osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych,

● datę nadania i – jeżeli jest ono przyznawane na czas określony – datę ustania oraz

● zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są zobowiązane zachować w tajemnicy dane osobowe oraz sposób ich zabezpieczenia (art. 39 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Ponieważ administratorem danych osobowych w omawianej sytuacji jest pracodawca (art. 3 i art. 31 Kodeksu pracy), to on powinien zadbać o prawidłowe zabezpieczenie przetwarzania danych osobowych, udzielając w tym zakresie członkom komisji socjalnej upoważnienia do dostępu do tych danych.

Wzór upoważnienia może stanowić załącznik do regulaminu działania komisji socjalnej.

Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

infoRgrafika

Podstawa prawna:

● art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 111; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2199

● art. 3, art. 7 pkt 4, art. 37, art. 39 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195

● art. 3, art. 31 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

Leszek Jaworski

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik