Jak prawidłowo zatrudniać obywateli Ukrainy
i Białorusi

Zatrudnienie obywateli Białorusi i Ukrainy w Polsce nie wymaga uzyskania przez nich zezwolenia na pracę. Jednak takie zatrudnienie bez zezwolenia może trwać maksymalnie przez 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy.

W okresie wakacyjnym zwiększa się liczba zatrudnianych w Polsce obywateli Ukrainy i Białorusi. Jest to m.in. związane z tym, że mają mniejsze wymagania finansowe niż pracownicy krajowi. Zatrudnienie w Polsce obywateli spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegii, Luksemburga i Islandii) oraz Szwajcarii jest związane z koniecznością uzyskania przez nich zezwolenia na pracę. Możliwe jest jednak zatrudnienie pracowników zza wschodniej granicy Polski w tzw. trybie uproszczonym, tj. bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Skorzystanie z trybu uproszczonego dotyczy zarówno obywateli Białorusi, jak i Ukrainy. Taka procedura zatrudnienia obcokrajowca jest tania i wiąże się z niewieloma formalnościami.

Zatrudnienie cudzoziemca w trybie uproszczonym

Powierzenie cudzoziemcowi wykonywania pracy na terytorium Polski bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę jest dopuszczalne w przypadku cudzoziemców będących obywatelami Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy (§ 1 pkt 20 rozporządzenia w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi...). Cudzoziemcy ci w ramach uproszczonej procedury mogą wykonywać pracę przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby pracodawców powierzających im wykonywanie pracy. Praca nie musi być wykonywana w sposób ciągły przez pełne 6 miesięcy, ale może składać się z kilku okresów, które po zsumowaniu nie przekroczą łącznie 6 miesięcy, ale zmieszczą się w 12 miesiącach.

Procedura zatrudnienia cudzoziemca w trybie uproszczonym

Krok 1. Złóż w urzędzie pracy oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi

Warunkiem zatrudnienia cudzoziemca w trybie uproszczonym jest, aby przed podjęciem przez niego pracy powiatowy urząd pracy, właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy, zarejestrował pisemne oświadczenie tego podmiotu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy danemu cudzoziemcowi. Takie oświadczenie powinno zawierać:

● nazwę zawodu,
● miejsce wykonywania pracy,
● datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy,
● rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy,
● wysokość wynagrodzenia brutto za pracę.

Ponadto pracodawca powinien złożyć oświadczenie informujące o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy, o zapoznaniu się z przepisami związanymi z pobytem i pracą cudzoziemców na terenie Polski oraz o tym, że cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na podstawie pisemnej umowy na warunkach określonych w oświadczeniu.

Zarejestrowane oświadczenie nie jest dokumentem potwierdzającym zatrudnienie u danego pracodawcy, lecz jedynie wskazaniem, że cudzoziemiec ma prawo zostać zatrudniony i wykonywać pracę na rzecz pracodawcy wskazanego w oświadczeniu. Złożenie oświadczenia, a także jego zarejestrowanie, może być uzależnione od spełnienia dodatkowych warunków, które może wprowadzić dla poszczególnych urzędów Rada Powiatu.

Krok 2. Złóż w urzędzie pracy dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej

Oprócz kompletnie wypełnionego oświadczenia, wydrukowanego w 2 egzemplarzach podpisanych na obydwu stronach, podczas wizyty w urzędzie pracy pracodawca powinien przedstawić do wglądu dokument potwierdzający zarejestrowanie podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Dla spółek prawa handlowego jest to wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), a dla osób prowadzących działalność gospodarczą – wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG). Urząd pracy może poprosić także o przedstawienie innych dokumentów, w tym uprawdopodobniających zamiar zatrudnienia cudzoziemca. Rejestracja oświadczenia jest bezpłatna i odbywa się podczas jednej wizyty w urzędzie pracy. Oświadczenie jest wydawane z reguły w ciągu kilku–kilkunastu dni od daty złożenia oświadczenia w urzędzie.

Krok 3. Prześlij oświadczenie cudzoziemcowi

Rejestracja oświadczeń trwa stosunkowo krótko, trzeba jednak pamiętać, że należy przekazać cudzoziemcowi oryginał oświadczenia i że czeka go jeszcze czasem dosyć długa procedura wizowa. Dlatego aby móc zatrudnić cudzoziemca w zaplanowanym terminie, warto przystąpić do wszelkich formalności na około 2 miesiące przed planowaną datą zatrudnienia.

Jeden egzemplarz oświadczenia należy przekazać cudzoziemcowi przebywającemu za granicą. Oświadczenie jest podstawą do ubiegania się o wizę krajową (D) z tytułu pracy. Cudzoziemiec powinien zwrócić się do konsulatu Polski w celu otrzymania wizy. Wiza jest podstawą wjazdu do Polski oraz pobytu w Polsce w celu wykonywania pracy. Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy należy sporządzić kopię dokumentów pobytowych oraz przechowywać te dokumenty.

Krok 4. Podpisz umowę z pracownikiem-cudzoziemcem

Kiedy cudzoziemiec uzyska wizę pracowniczą, można go zatrudnić w Polsce na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Trzeba go też zgłosić do ubezpieczeń społecznych w ZUS.

Umowę o pracę należy podpisać z cudzoziemcem najpóźniej w pierwszym dniu pracy, a po zmianie przepisów od 1 września 2016 r. – przed rozpoczęciem przez niego pracy. Warunki pracy nie mogą odbiegać od danych zawartych w oświadczeniu. Cudzoziemiec może wykonywać pracę jedynie na rzecz pracodawcy, który zarejestrował dla niego oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy lub uzyskał dla niego zezwolenie na pracę.

PRZYKŁAD

Firma „GAME” sp. z o.o. chce zatrudnić obywatela Ukrainy Andrija Kovalenko na stanowisku projektanta gier komputerowych. Cudzoziemiec obecnie przebywa w Kijowie, gdzie wykonuje pracę w swoim zawodzie, ale jest ona mniej opłacalna niż praca w Polsce. Andrij Kovalenko przeszedł pomyślnie rekrutację on-line, napisał testowy program oraz odbył dwie rozmowy rekrutacyjne drogą internetową. Rozmowy odbyły się w języku angielskim ze specjalistą ds. rekrutacji oraz z menedżerem zespołu programistów. Wynagrodzenie zostało ustalone na poziomie 6200 zł brutto. Została też przygotowana umowa o pracę na czas określony 6 miesięcy od 1 października 2016 r. do 31 marca 2017 r. Jako początkowa data zatrudnienia został określony 1 października 2016 r., ale wpisano dodatkowy warunek, że umowa rozpocznie się, jeżeli do tego czasu Andrij Kovalenko uzyska wizę. Umowa została sporządzona w dwóch wersjach językowych: w języku polskim i angielskim, który jest językiem zrozumiałym dla Andrija Kovalenko. Umowa została podpisana w 2 egzemplarzach przez prezesa spółki „GAME” i zostanie wysłana pocztą razem z oświadczeniem, które przygotował specjalista ds. personalnych i które ma zostać zarejestrowane w Powiatowym Urzędzie Pracy w Warszawie.

Wzór oświadczenia o zamiarze powierzenia cudzoziemcowi pracy w Polsce

Oświadczenie można też wypełnić elektronicznie na stronie https://www.praca.gov.pl. Taka procedura zatrudnienia jest prawidłowa.

Zatrudnienie cudzoziemca po upływie dopuszczalnych 6 miesięcy

Jeśli przedsiębiorca zamierza zatrudniać obcokrajowca także po wykorzystaniu przez niego dopuszczalnych 6 miesięcy na podstawie oświadczenia, już po upływie 3 miesięcy zatrudnienia może starać się o wydanie zezwolenia na pracę dla niego. Jest to znacznie prostsza procedura, niż gdyby starać się o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, który nie był wcześniej zatrudniony. Różnica polega na tym, że nie jest tu wymagana informacja od starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku lokalnym. Aby uzyskać zezwolenie na pracę, należy złożyć wniosek do wojewody.

Wniosek do wojewody może także złożyć cudzoziemiec ubiegający się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, które pozwala jednocześnie na pracę i pobyt w Polsce. Uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę przez cudzoziemca zwalnia pracodawcę z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę dla niego.

Podstawowe informacje dotyczące złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce i pracę

Złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt i inne działania	Omówienie
1	2
Pierwszy możliwy termin złożenia wniosku	Nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy pracy
Ostatni możliwy termin złożenia wniosku	Nie później niż w ostatnim dniu legalnego pobytu w Polsce
Organ właściwy do złożenia wniosku	Wojewoda właściwy dla miejsca zamieszkania cudzoziemca
Dokumenty, które należy obowiązkowo dołączyć do wniosku	● wniosek o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, wypełniony drukowanymi literami, w języku polskim, podpisany przez cudzoziemca: w 3 egzemplarzach ● załącznik nr 1 do wniosku, wypełniony przez pracodawcę, podpisany przez pracodawcę lub pełnomocnika pracodawcy ● aktualna fotografia cudzoziemca: wymagane są 4 sztuki ● kserokopia ważnego dokumentu podróży (oryginał należy przedstawić do wglądu), a w przypadku jego braku: inny dokument potwierdzający tożsamość cudzoziemca: 3 egzemplarze ● wydana na wniosek pracodawcy informacja starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy (nie jest wymagana w przypadku wystąpienia o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w czasie pracy na rzecz pracodawcy, na rzecz którego ma być wykonywana praca wnioskowana w zezwoleniu)
Dokumenty, których dołączenie do wniosku ograniczy ilość korespondencji urzędowej i może skrócić czas rozpatrzenia wniosku	● aktualna umowa o pracę (lub umowa o pracę z przyszłą datą rozpoczęcia wykonywania pracy, która to data będzie się pokrywać z datą obowiązywania zezwolenia) ● umowa zlecenia lub umowa o dzieło oraz rachunki z ostatnich 3 miesięcy ● informacja dla osoby ubezpieczonej (dawne RMUA) ● zgłoszenie do ubezpieczenia wraz z potwierdzeniem złożenia lub wysyłki ● potwierdzenie posiadania zapewnionego miejsca zamieszkania (np. umowa najmu lokalu mieszkalnego, umowa użyczenia lokalu mieszkalnego, poświadczenie zameldowania) ● rozliczenie PIT cudzoziemca za poprzedni rok lub zaświadczenie z urzędu skarbowego o nieskładaniu przez tę osobę rozliczeń podatkowych ● zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu cudzoziemca w opłacaniu podatków (jest wymagane także wtedy, gdy cudzoziemiec przedstawia PIT, z którego wynika nadpłata podatku) ● potwierdzenie nadania cudzoziemcowi numeru NIP ● odpis aktualnego KRS lub CEIDG pracodawcy ● pełnomocnictwo do podpisania załącznika nr 1 do wniosku wraz z dowodem wniesienia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa ● pismo przewodnie ● wydruk z Monitora Sądowego i Gospodarczego danych dotyczących firmy, jeśli np. zmieniła się nazwa firmy w okresie między zarejestrowaniem oświadczenia w urzędzie pracy a złożeniem wniosku o pobyt czasowy i pracę, aby wykazać, że to cały czas ten sam pracodawca ● dowód uiszczenia opłaty skarbowej od wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (440 zł) ● dowód uiszczenia opłaty za kartę pobytu (50 zł)
Forma złożenia wniosku	Osobiście przez cudzoziemca Jeśli wniosek nie zostanie złożony osobiście, cudzoziemiec zostanie wezwany do osobistego stawiennictwa w celu złożenia odcisków linii papilarnych. Jeżeli cudzoziemiec nie stawi się w terminie, może wystąpić o wyznaczenie kolejnego terminu. Ale lepiej unikać takich sytuacji, ponieważ termin wydania zezwolenia może się przedłużyć nawet o kilka miesięcy
Na jaki okres może być złożony wniosek	Na 3 lata Jest możliwość ubiegania się o kolejne zezwolenia
Termin wydania decyzji o udzieleniu zezwolenia	Nie wcześniej niż w ciągu 1 miesiąca od dnia złożenia kompletnego wniosku. Jeśli urząd wzywa do przedstawienia kolejnych dokumentów, to termin wydania decyzji może się przedłużyć o 2–3 miesiące.
Organ wydający decyzję	Zarówno zezwolenie na pracę, jak i kartę pobytu wydaje wojewoda, do którego został złożony wniosek. W karcie pobytu jest zamieszczana adnotacja „dostęp do rynku pracy”.

Wzór wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy.

Pobyt cudzoziemca uważa się za legalny od dnia złożenia prawidłowo wypełnionego wniosku, jeśli wniosek został złożony w trakcie legalnego pobytu w Polsce, do dnia wydania ostatecznej decyzji o wydaniu zezwolenia na pobyt czasowy.

Cudzoziemiec, który otrzymał zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, może zostać bez przeszkód zatrudniony na okres wskazany w zezwoleniu. Zezwolenie dotyczy konkretnego pracodawcy. Jeżeli więc pracodawca rozwiąże z takim pracownikiem umowę z jakiegokolwiek powodu, to pracownik ten ma obowiązek w ciągu 15 dni poinformować wojewodę właściwego ze względu na miejsce aktualnego pobytu o utracie pracy. Wypełnienie tego obowiązku powoduje, że zezwolenie nie zostanie cofnięte w okresie 30 dni liczonych od dnia utraty pracy. Jednak taka sytuacja może się zdarzyć tylko raz w czasie trwania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Zezwolenie na pracę i pobyt czasowy zachowuje ważność w przypadkach:

● zmiany siedziby pracodawcy,
● zmiany formy prawnej pracodawcy (np. zmiana jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością),
● przejęcia pracownika przez innego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Zezwolenie na pracę i pobyt czasowy musi zostać zmienione, jeśli nastąpiła:

● zmiana stanowiska pracy,
● zmiana wymiaru etatu,
● obniżenie wynagrodzenia,
● zmiana rodzaju umowy,
● zmiana pracodawcy użytkownika (dotyczy pracowników tymczasowych).

Zezwolenie na pracę i pobyt czasowy musi być wydane na nowo, jeśli nastąpiła zmiana pracodawcy wskazanego w zezwoleniu na pracę.

Cudzoziemiec, który legalnie wykonuje pracę u jednego pracodawcy, a chciałby podjąć dodatkową pracę u innego pracodawcy, musi zwrócić się do drugiego pracodawcy, aby wystąpił dla niego o odrębne zezwolenie na pracę.

Warunki zatrudnienia cudzoziemca w Polsce

Umowa o pracę z cudzoziemcem nie różni się zasadniczo od umów o pracę z innymi pracownikami. Umowa o pracę powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Nie musi to być jego język ojczysty. Może to być inny język, którym cudzoziemiec się posługuje, zna go i rozumie zapisy prawa pracy. Oprócz sporządzenia umowy w języku zrozumiałym dla obcokrajowców umowę sporządza się także w języku polskim.

Niezbędne elementy umowy o pracę z cudzoziemcem:

● wskazanie stron umowy (pracodawca i pracownik-cudzoziemiec),
● rodzaj umowy o pracę,
● okres obowiązywania umowy, wskazanie dnia rozpoczęcia pracy (np. z zastrzeżeniem dotyczącym zezwoleń na rozpoczęcie pracy),

§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE Spółka niniejszym zatrudnia Pracownika na stanowisku Projektant Gier Komputerowych na czas określony od 1 października 2016 r. do 31 marca 2017 r., ale nie wcześniej niż po uzyskaniu wszystkich niezbędnych zezwoleń wynikających z prawa polskiego.

§ 1 GENERAL PROVISIONS The Company hereby employs the Employee for the position of Designer Computer Games for a limited period from 1 October 2016 year to 31 March 2017 year, but not earlier than after obtaining of all necessary permits under Polish law.

● stanowisko,
● wynagrodzenie, ze wskazaniem jego składników i informacją o ich wysokości, tj. brutto czy netto; w umowach z obcokrajowcami często wskazuje się wynagrodzenie brutto i netto,
● wymiar czasu pracy,
● inne warunki umowy.

Dodatkowe elementy umowy o pracę z cudzoziemcem:

● zastrzeżenie, że umowa o pracę podlega prawu polskiemu,
● wskazanie, że w przypadku rozbieżności między polską a drugą wersją językową (np. angielską) obowiązywać będzie polska wersja językowa,
● wskazanie obowiązującego w Polsce wymiaru godzin pracy, ponieważ w kraju pochodzenia cudzoziemca może obowiązywać inna liczba godzin pracy,
● wskazanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, do którego ma prawo pracownik w Polsce,
● określenie dodatkowych świadczeń, do których pracownik ma prawo (np. pakiet medyczny, karta sportowa, bezpłatne przedszkola i szkoły dla dzieci, mieszkanie służbowe, samochód służbowy dla celów prywatnych, wsparcie prawne w sprawach urzędowych itd.).

Cudzoziemcy są często zatrudniani w Polsce także na innej podstawie niż umowa o pracę, tj. na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło. Te formy zatrudnienia również wymagają uzyskania stosownych zezwoleń, a sposób ich uzyskania jest taki sam jak w przypadku zatrudnienia na podstawie umów o pracę.

Uprawnienia rodzicielskie

Cudzoziemiec zatrudniony w ramach stosunku pracy ma prawo do korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, w tym z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego czy urlopu ojcowskiego. Za czas korzystania z tych urlopów przysługuje mu zasiłek macierzyński (art. 29a ust. 1 ustawy zasiłkowej). Jeśli w trakcie zatrudnienia w Polsce cudzoziemcowi urodzi się dziecko, lecz w innym kraju, to pracownikowi przysługuje zasiłek za czas urlopu ojcowskiego na takich samych warunkach, jakby dziecko urodziło się w Polsce. Podstawą do wypłaty zasiłku za ten okres, oprócz wniosku o urlop ojcowski oraz oświadczenia, że zasiłek nie został pobrany z innego tytułu, będzie akt urodzenia dziecka wydany przez właściwy organ innego kraju.

Ubezpieczenie cudzoziemców w ZUS i NFZ

Cudzoziemiec zatrudniony w Polsce podlega polskim przepisom ubezpieczeniowym. Zatem, co do zasady, należy go zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a także odprowadzać pod ustawowymi warunkami składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Cudzoziemiec, który przyjeżdża do Polski, aby tu świadczyć pracę na podstawie umowy o pracę, często zabiera ze sobą najbliższą rodziną – żonę, męża, dzieci. Niejednokrotnie dzieci rodzą się podczas pobytu w Polsce. Cudzoziemiec ma takie same prawa jak obywatel Polski w zakresie dostępu do służby zdrowia dla siebie i swojej rodziny. Członkowie jego rodziny mogą korzystać z bezpłatnej służby zdrowia, pod warunkiem że taki pracownik zgłosi członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Świadomość cudzoziemców w tym zakresie często jest ograniczona nieznajomością polskich przepisów, a także nieznajomością lub nieznajomością w stopniu dostatecznym języka polskiego. Dlatego ważne jest, aby udzielać tym osobom niezbędnych informacji i wskazywać możliwe rozwiązania.

Opodatkowanie przychodów ze stosunku pracy

Rozliczenia wynagrodzenia cudzoziemca zatrudnionego na podstawie umowy o pracę dokonuje się zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi. Zatem od takiego wynagrodzenia pracownika odprowadza się zaliczkę na podatek w wysokości 18% lub 32% podstawy opodatkowania.

W trakcie roku podatkowego pracownik-cudzoziemiec ma prawo do obniżenia zaliczki na podatek dochodowy, pod warunkiem że złoży oświadczenie, iż będzie rozliczał się z małżonkiem lub dzieckiem oraz zostaną spełnione pozostałe warunki do wspólnego rozliczenia. Płatnik (pracodawca) ma obowiązek uwzględnić takie oświadczenie i stosować je tak jak w przypadku innych pracowników.

Po zakończeniu roku podatkowego lub wcześniej, jeśli cudzoziemiec opuszcza Polskę i przenosi się do innego kraju, ma obowiązek rozliczyć się z urzędem skarbowym z dochodów uzyskanych na terytorium Polski.

W niektórych przypadkach cudzoziemiec będzie zobowiązany do uwzględnienia w swoim rozliczeniu z polskim urzędem skarbowym także innych dochodów, niezależnie od tego, z jakiego źródła i w jakim kraju je uzyskał. O tym, czy cudzoziemiec ma obowiązek rozliczyć się tylko z dochodów osiągniętych w Polsce czy od wszystkich dochodów, decyduje tzw. rezydencja podatkowa.

Cudzoziemca uznaje się za polskiego rezydenta podatkowego (objętego nieograniczonym obowiązkiem podatkowym), jeśli przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (dla osób fizycznych pokrywa się on z rokiem kalendarzowym) lub posiada w Polsce centrum interesów osobistych albo gospodarczych. Zatem wystarczy, że zostanie spełniony jeden ze wskazanych warunków, a cudzoziemiec będzie miał obowiązek rozliczyć się w Polsce ze wszystkich swoich dochodów (art. 3 ust. 1 ustawy o pdof).

Warunek dotyczący przebywania na terytorium Polski nie pozostawia wątpliwości. Natomiast przez posiadanie ośrodka interesów życiowych uznaje się stan, w którym dana miejscowość stanowi dla podatnika centrum jego życiowej działalności, ocenianej w aspekcie jego powiązań osobistych i gospodarczych.

PRZYKŁAD

Pracownik będący cudzoziemcem zamieszkał w Polsce w zakupionym przez siebie mieszkaniu z żoną i dziećmi, które przyjechały do Polski razem z nim. Cudzoziemiec kupił też samochód, który zarejestrował w Polsce. Dzieci pracownika uczęszczają do polskiej szkoły. W tej sytuacji można uznać, że pracownik stał się osobą mającą miejsce zamieszkania w Polsce i tu musi rozliczyć wszystkie dochody.

Jeżeli cudzoziemiec nie osiągnął innych dochodów poza otrzymanymi od polskiego pracodawcy, to ma obowiązek rozliczyć się na formularzu PIT-37, na podstawie otrzymanego od pracodawcy PIT-11. Może też zwrócić się do zakładu pracy o rozliczenie na druku PIT-40, co zwolni go z obowiązku samodzielnego obliczenia podatku. W tym celu powinien złożyć pracodawcy druk PIT-12 do 10 stycznia następnego roku przypadającego po roku podatkowym, w którym dochody te zostały osiągnięte.

Jeśli cudzoziemiec ma obowiązek rozliczyć się w Polsce z wszystkich swoich dochodów, tj. osiągniętych zarówno na terytorium Polski, jak i w innych krajach, dokonuje tego na formularzu PIT-36. Rozliczając się z polskim urzędem skarbowym, może skorzystać z przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania, na podstawie umów międzynarodowych między Polską a krajem, w którym osiągnął inne dochody. W takim przypadku dochody należy rozliczyć metodą wyłączenia z progresją lub metodą proporcjonalnego odliczenia. Zasadę proporcjonalnego odliczenia stosuje się także do dochodów osiągniętych w krajach, z którymi Polska nie zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Opodatkowanie przychodów z innych form działalności

Wynagrodzenie cudzoziemca zatrudnionego w Polsce na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia lub o dzieło) podlega opodatkowaniu. Jednak przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia z tych tytułów znaczenie ma, czy cudzoziemiec:

● jest polskim rezydentem, tj. ma miejsce zamieszkania w Polsce (mieszka w Polsce dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym lub w Polsce znajduje się jego ośrodek interesów życiowych) – wówczas opodatkowaniu w Polsce podlegają wszystkie dochody tej osoby, bez względu na kraj, w którym je uzyskała;
● nie jest polskim rezydentem, tj. nie ma miejsca zamieszkania w Polsce na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (mieszka w Polsce nie dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym – nieprzerwanie lub z przerwami – i jego ośrodek interesów życiowych nie znajduje się w Polsce) oraz nie przedstawił certyfikatu rezydencji z urzędu podatkowego kraju swojego pochodzenia – wówczas jego dochody (wyłącznie osiągnięte w Polsce) podlegają opodatkowaniu 20% podatkiem zryczałtowanym;
● nie ma miejsca zamieszkania w Polsce na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale przedstawił certyfikat rezydencji wystawiony przez urząd podatkowy kraju swojego pochodzenia – wówczas jego dochody podlegają opodatkowaniu na zasadach wskazanych w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Te same, wskazane wyżej zasady opodatkowania stosuje się do wynagrodzenia za posiedzenia cudzoziemca w zarządzie spółki na podstawie powołania. Cudzoziemcy mogą bowiem zasiadać w zarządach firm, przebywając na co dzień w Polsce lub zamieszkując tu tylko czasowo, przemieszczając się na czas posiedzeń, rozmów z kontrahentami czy innych ważnych wydarzeń dla danego podmiotu. Jeśli nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, a formą ich powołania do zarządu na podstawie wpisu do KRS jest uchwała, która przewiduje wynagrodzenie z tego tytułu, to od tego wynagrodzenia odprowadza się wyłącznie podatek (jest ono zwolnione ze składek ZUS).

PRZYKŁAD

Firma budowlana będąca spółką z o.o. zatrudniła projektanta konstrukcji stalowych z Białorusi do zaprojektowania jednego z elementów prowadzonej inwestycji. Osoba ta została zatrudniona na podstawie umowy o dzieło na 3 miesiące. Przy zatrudnieniu projektanta skorzystano z procedury uproszczonej (wykonawca dzieła otrzymał wizę na podstawie oświadczenia) ze względu na mniej formalności i krótki okres zatrudnienia. Wynagrodzenie z umowy o dzieło zostało ustalone na kwotę brutto 26 000 zł i wypłacone w 3 transzach, tj. dwie po 7000 zł i jedna w kwocie 12 000 zł.

Wykonawca dzieła zamieszkał w Polsce w hotelu pracowniczym. Na Białorusi została jego żona, która w czasie nieobecności męża urządza ich wspólne mieszkanie. Cudzoziemiec nie jest traktowany do celów podatkowych jak osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce, nie przedstawił też certyfikatu rezydencji. Przy rozliczeniu każdej z wypłaconych transz wynagrodzenia nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu, a podatek pobiera w wysokości 20% (podatek zryczałtowany).

Rozliczenia wynagrodzenia z umowy o dzieło należy dokonać w następujący sposób:

● I transza: 7000 zł – (7000 zł x 20%) = 5600 zł,
● II transza: 7000 zł – (7000 zł x 20%) = 5600 zł,
● III transza: 12 000 zł – (12 000 zł x 20%) = 9600 zł.

Wykonawca umowy po zakończeniu projektu wracał do swojego kraju, dlatego wystąpił do spółki z wnioskiem o wystawienie informacji podatkowej. Osoba ta otrzymała rozliczenie na druku IFT-1, w którym wynagrodzenie z umowy o dzieło zostało wykazane w pozycji D.10. „Przychód określony zgodnie z art. 29–30a ustawy [Income determined pursuant to Art. 29–30a of the Act]”. Informację IFT-1 spółka przekazała elektronicznie do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Oprócz tego spółka była zobowiązana wykazać podatek ryczałtowy w deklaracji rocznej PIT-8AR.

PRZYKŁAD

Polska firma reklamowa wygrała zlecenie na promocję ukraińskich słodyczy na polskim rynku. Po odrzuceniu przez klienta kilku projektów spotów reklamowych firma zatrudniła Ukrainkę, która zgodziła się napisać spot według wytycznych klienta. Wykonawczyni została zatrudniona na podstawie umowy o dzieło z przekazaniem praw autorskich na 1 miesiąc, ale przestawiła certyfikat rezydencji z urzędu podatkowego Ukrainy. W związku z tym należy ją rozliczyć zgodnie z przepisami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej z Ukrainą. Z należnego wynagrodzenia, określonego w kwocie brutto 6800 zł, został zatem pobrany podatek zryczałtowany w wysokości 10%, bez stosowania autorskich kosztów uzyskania przychodu, tj.: 6800 zł – (6800 zł x
x 10%) = 6120 zł. Wynagrodzenie z umowy o dzieło firma reklamowa wykazała w informacji IFT-1R wystawionej po zakończeniu roku, w pozycji D.4. „Należności licencyjne [Royalties]”

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 27 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. – Dz.U. Nr 78, poz. 483; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 114, poz. 946

● art. 1–2, art. 12 ust. 1–3 konwencji między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Ukrainy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Kijowie dnia 12 stycznia 1993 r. – Dz.U. z 1994 r. Nr 63, poz. 269; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 163, poz. 1025

● art. 23¹, art. 29 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1053

● art. 3 ust. 1–2b, art. 4a, art. 27 ust. 8–9a, art. 29, art. 37 ust. 1, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 3–4, art. 45 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1010

● art. 7 ust. 1, art. 8 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1132

● art. 60 ust. 1 pkt 5, art. 64 ust. 3, art. 114, art. 119–122, art. 125 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach – Dz.U. z 2013 r., poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 904

● §1, § 3 i załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 21 grudnia 2015 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy – Dz.U. z 2015 r., poz. 2314

● § 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę – Dz.U. z 2015 r., poz. 588

Renata Guza

ekonomistka, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z ponad 16-letnim doświadczeniem, kierownik działu outsourcingu usług kadrowo-płacowych