do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia księgowych i biur rachunkowych

drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 2/2017, data dodania: 11.01.2017

Porada aktualna na dzień 24-04-2017

ZMIANY 2017

Jakie ułatwienia dla pracodawców w zakresie prawa pracy i ZUS obowiązują od 1 stycznia 2017 r.

Od 1 stycznia 2017 r. regulamin pracy i wynagradzania oraz fundusz świadczeń socjalnych muszą tworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Dotychczas obowiązek tworzenia tych regulaminów oraz prowadzenia zfśs mieli pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. To jedna z najważniejszych zmian, jakie wprowadziła ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców.

Pozostałe zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2017 r., to:

● nowe zasady wydawania świadectw pracy,

● pisemna forma umowy o współodpowiedzialności materialnej pod rygorem nieważności,

● dłuższe terminy dla pracowników na odwołanie się do sądu pracy od wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę.

Ustalanie regulaminu wynagradzania

Od 1 stycznia 2017 r. warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania musi ustalać tylko pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Do końca 2016 r. obowiązek posiadania regulaminu wynagradzania dotyczył pracodawców zatrudniających 20 i więcej pracowników.

Natomiast po zmianie przepisów pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W takim przypadku ustalanie regulaminu wynagradzania jest więc obecnie całkowicie dobrowolne, chyba że u pracodawcy działają związki zawodowe. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa (dalej zoz) wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie. Wniosek zoz w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący.

Tak jak dotychczas decydująca przy ustalaniu konieczności tworzenia regulaminu wynagradzania jest liczba zatrudnianych pracowników. Nie przelicza się jej na pełne etaty. Nie ma też znaczenia, czy wszyscy zatrudnieni świadczą pracę czy część korzysta z urlopów (np. rodzicielskiego, wychowawczego, bezpłatnego). Decyduje liczba osób pozostających w stosunku pracy z pracodawcą.

Przykład

Pracodawca zatrudnia 52 pracowników, z czego 6 pracowników pracuje na 1/2 etatu, a 8 pracowników na 3/4 etatu. Ponadto 2 pracowników korzysta z urlopu wychowawczego, a 2 innych z urlopu bezpłatnego. Pracodawca ma obowiązek posiadania regulaminu wynagradzania po zmianach przepisów od 1 stycznia 2017 r.

W związku ze zmianami przepisów część pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników może chcieć zrezygnować z obecnie obowiązujących regulaminów wynagradzania. Przepisy Kodeksu pracy określają tylko, kiedy pracodawca jest zobowiązany wprowadzić regulamin wynagradzania w zakładzie pracy i jakie ma obowiązki z tym związane, a także kiedy regulamin wchodzi w życie. Nie określają natomiast, w jakim trybie pracodawca może uchylić obowiązujący regulamin. W praktyce przyjmuje się, że do uchylenia regulaminu wynagradzania może dojść w takim samym trybie, w jakim doszło do jego ustalenia. Zatem u pracodawcy, który zatrudnia obecnie więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników, i u którego nie działa zoz, wystarczające będzie podanie do wiadomości pracowników informacji o uchyleniu regulaminu wynagradzania. Wówczas regulamin przestanie obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jednak nie będzie to automatycznie oznaczać, że przestaną obowiązywać warunki wynagradzania pracowników wynikające z regulaminu wynagradzania. Gdyby pracodawca – przy okazji rezygnacji z regulaminu wynagradzania – chciał obniżyć pracownikom wynagrodzenia albo wycofać się z wypłacania im pewnych składników wynagrodzenia lub innych świadczeń ze stosunku pracy, dotychczas wynikających z regulaminu wynagradzania, w tym celu musi dokonać wypowiedzeń zmieniających warunki pracy lub płacy (art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy). Alternatywą jest oczywiście uzyskanie zgody pracowników na nowe, mniej korzystne warunki pracy lub płacy, na mocy porozumienia stron. Wówczas nie trzeba dokonywać wypowiedzeń zmieniających.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy zatrudniającym od 20 do 49 pracowników działają organizacje związkowe rezygnacja z tego regulaminu musi być z nimi uzgodniona. Jeśli takich organizacji jest kilka, muszą one w ciągu 30 dni przedstawić pracodawcy swoje stanowisko w sprawie likwidacji regulaminu wynagradzania. Gdy nie dojdą do porozumienia i nie przedstawią we wskazanym terminie jednolitego stanowiska, to pracodawca może samodzielnie zlikwidować regulamin wynagradzania. Jeśli jednak przedstawią wspólne – negatywne stanowisko wobec likwidacji, pracodawca musi je respektować. Wówczas bez zgody związków zawodowych nie może zlikwidować regulaminu wynagradzania. Dotyczy to także sytuacji, gdy u pracodawcy działa tylko jedna organizacja związkowa.

Ustalanie regulaminu pracy

Od 1 stycznia 2017 r. tylko pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników – chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Identycznie jak w przypadku regulaminu wynagradzania pracodawca zatrudniający do 49 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Jednak pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie (chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy). Wniosek zoz jest bezwzględnie wiążący dla pracodawcy.

W przypadku tworzenia regulaminu pracy również decydująca jest liczba zatrudnianych pracowników (wszystkich pozostających w stosunku pracy), której nie przelicza się na pełne etaty.

Część pracodawców zatrudniających obecnie od 20 do 49 pracowników może chcieć zrezygnować z obowiązujących u nich regulaminów pracy. Tak samo jak w przypadku regulaminu wynagradzania przepisy Kodeksu pracy określają tylko, kiedy pracodawca jest zobowiązany wprowadzić regulamin pracy w zakładzie pracy i jakie ma obowiązki z tym związane, a także kiedy regulamin wchodzi w życie. Nie określają natomiast, w jaki sposób pracodawca może uchylić obowiązujący regulamin. Również w tym przypadku w praktyce przyjmuje się, że do uchylenia regulaminu pracy może dojść w takim samym trybie, w jakim doszło do jego ustalenia. W celu uchylenia regulaminu pracy pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników i u którego nie działa zoz, musi jedynie podać do wiadomości pracowników informację o uchyleniu regulaminu pracy. Wówczas regulamin przestanie obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia od 20 do 49 pracowników i działają u niego organizacje związkowe, które nie żądają posiadania przez pracodawcę regulaminu pracy, likwidację tego regulaminu trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi. Jeżeli organizacje związkowe nie wyrażają zgody na likwidację regulaminu pracy i przedstawią w tej sprawie wspólne negatywne stanowisko, to pracodawca nie może samodzielnie zlikwidować tego regulaminu. Pracodawca może natomiast zlikwidować regulamin, gdy działa u niego tylko jedna organizacja związkowa.

W przypadku likwidacji regulaminu pracy nie ma obowiązku dokonywania pracownikom wypowiedzeń zmieniających, ponieważ regulamin pracy nie określa warunków pracy ani płacy, lecz jedynie organizację i porządek w procesie pracy. Jednak pracodawca będzie zobowiązany uzupełnić wydane pracownikom w związku z ich zatrudnieniem pisemne informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Jeżeli bowiem pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, to w informacjach tych powinna być zawarta dodatkowo informacja o:

● porze nocnej,

● miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

● przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Nowe zasady wydawania świadectw pracy

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązują nowe zasady wydawania świadectw pracy. Obecnie termin na wystawienie świadectwa pracy nie jest już zależny od rodzaju umowy o pracę (bezterminowa, terminowa), lecz tylko od tego, czy strony zamierzają wkrótce kontynuować współpracę, czy nie.

Pracodawca jest zobowiązany – w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko w sytuacji, gdy nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony.

Świadectwo pracy ma obejmować okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Przykład

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na czas określony 1 marca 2016 r. rozwiązuje się z datą 31 stycznia 2017 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – także na czas określony – będzie zawarta 8 lutego 2017 r. (i w tym dniu pracownik rozpocznie pracę). W takim przypadku pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 marca 2016 r. do 31 stycznia 2017 r.

Przykład

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na okres próbny 1 lutego 2017 r. rozwiązuje się z 30 kwietnia 2017 r. Kolejna umowa o pracę – na czas nieokreślony – z tym pracownikiem będzie zawarta 6 lutego 2017 r. (będzie to też pierwszy dzień pracy pracownika). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 1 lutego do 30 kwietnia 2017 r.

Nie zawsze jednak stosunek pracy nawiązuje się w dacie zawarcia umowy o pracę (aczkolwiek w praktyce najczęściej tak jest). Trzeba zwrócić uwagę, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli tego terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy (art. 26 Kodeksu pracy).

Przykład

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na czas określony 1 marca 2016 r. rozwiązuje się z datą 31 stycznia 2017 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – także na czas określony – będzie zawarta 6 lutego 2017 r., jednak z terminem rozpoczęcia pracy 13 lutego 2017 r. W takim przypadku pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 marca 2016 r. do 31 stycznia 2017 r., ponieważ do nawiązania kolejnego stosunku pracy między tymi stronami dojdzie dopiero 13 lutego 2017 r. Zatem przerwa między okresami zatrudnienia będzie wynosić ponad 7 dni.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik może złożyć taki wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – według wyboru pracownika. Jeżeli pracownik zażąda wydania mu świadectwa pracy, to pracodawca jest zobowiązany wydać je w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Przykład

Umowa o pracę z pracownikiem zawarta 1 lutego 2016 r. rozwiązuje się z datą 28 lutego 2017 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – na czas nieokreślony – będzie zawarta od 6 marca 2017 r. (i w tym dniu pracownik rozpocznie pracę). W takim przypadku pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 1 lutego 2016 r. do 28 lutego 2017 r. Ma obowiązek to zrobić tylko wówczas, gdy pracownik złoży wniosek w tej sprawie. Jeżeli pracownik nie złoży takiego wniosku, to otrzyma świadectwo pracy obejmujące ten okres zatrudnienia dopiero w momencie, gdy definitywnie zakończy pracę u tego pracodawcy, np. po rozwiązaniu umowy o pracę zawartej 6 marca 2017 r., gdy strony nie będą zamierzały nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Z drugiej strony pracownik może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy za ten okres np. w grudniu 2017 r.

Nadal wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Ustawa nowelizująca Kodeks pracy zawiera także przepisy przejściowe w zakresie wydawania świadectw pracy. Zasady wydawania świadectwa pracy pracownikom, którzy świadczyli pracę u pracodawcy przed 1 stycznia 2017 r. lub są zatrudnieni także w tym dniu, są następujące:

● jeżeli 1 stycznia 2017 r. nie upłynął termin na wydanie świadectwa pracy zgodnie z dotychczasowymi przepisami, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w terminie 6 miesięcy od tego dnia, czyli do 30 czerwca 2017 r.;

● przed upływem terminu 6 miesięcy, liczonego od 1 stycznia 2017 r., pracownik może żądać wydania świadectwa pracy za zakończone w tym dniu okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie;

● do wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy zawartego na podstawie umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony trwającej 1 stycznia 2017 r. stosuje się już nowe przepisy Kodeksu pracy.

Przykład

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy na podstawie:

● umowy o pracę na okres próbny od 1 października do 31 grudnia 2015 r.,

● umowy na czas określony od 1 stycznia do 30 września 2016 r.,

● kolejnej umowy na czas określony od 1 października 2016 r. do 30 września 2017 r.

Za okres zatrudnienia na podstawie dwóch pierwszych umów o pracę pracodawca powinien wydać pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy do 30 czerwca 2017 r. Jednak pracownik może wcześniej zażądać wydania mu świadectwa pracy za zakończone pierwsze dwie umowy, np. w lutym 2017 r. Wówczas pracodawca musi wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni. Natomiast do wydania świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 1 października 2016 r. do 30 września 2017 r. będą już stosowane nowe zasady, tj.:

● jeżeli w ciągu 7 dni strony będą zamierzały zawrzeć nowy (kolejny) stosunek pracy – to nie powstanie obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy,

● jeżeli w ciągu 7 dni strony nie będą zamierzały zawrzeć nowego (kolejnego) stosunku pracy – pracodawca będzie miał ustawowy obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy za ten okres.

Przykład

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy na podstawie:

● umowy o pracę na okres próbny od 1 października do 31 grudnia 2015 r.,

● umowy na czas określony od 1 lutego do 30 czerwca 2016 r.,

● kolejnej umowy na czas określony od 1 września do 30 listopada 2016 r.

Jeżeli pracodawca nie wydał wcześniej świadectwa pracy za przepracowane okresy, jest zobowiązany wydać pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy za wszystkie ww. okresy zatrudnienia do 30 czerwca 2017 r.

W związku z przedstawionymi zmianami od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Zastąpiło ono rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Nowe rozporządzenie zawiera m.in. nowy pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Umowa o współodpowiedzialności materialnej

Obecnie podstawą powierzenia pracownikom wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa, w przypadku której nie została zachowana forma pisemna, jest z mocy prawa nieważna, czyli nie obowiązuje. Dotychczas nie było rygoru nieważności dla umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej, które nie zostały zawarte w formie pisemnej.

Do umów o współodpowiedzialności materialnej trwających 1 stycznia 2017 r. stosuje się przepisy Kodeksu pracy w dotychczasowym brzmieniu, co oznacza, że umowy te są ważne (skuteczne) nawet wtedy, gdy nie zostały zawarte na piśmie. Rygor nieważności dotyczy tylko umów zawieranych począwszy od 1 stycznia 2017 r.

Terminy na odwołanie się pracownika do sądu pracy

Do 31 grudnia 2016 r. terminy na odwołanie się pracownika do sądu pracy wynosiły:

● 7 dni – od wypowiedzenia umowy o pracę,

● 14 dni – od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia,

● 14 dni – od zawiadomienia o odmowie przyjęcia do pracy.

Natomiast od 1 stycznia 2017 r.:

● odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę,

● żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia lub od dnia wygaśnięcia umowy o pracę,

● żądanie nawiązania umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie przyjęcia do pracy.

Do terminów odwołania, które nie upłynęły przed 1 stycznia 2017 r., stosuje się już nowe, tj. dłuższe, terminy na odwołanie się do sądu pracy. Pracodawca powinien poinformować o tym pracowników, którym podał w piśmie rozwiązującym umowę dotychczasowe, krótsze terminy na odwołanie do sądu pracy.

Przykład

Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę 28 grudnia 2016 r. Termin 7-dniowy na odwołanie się pracownika do sądu pracy biegnie od 29 grudnia 2016 r., a ponieważ nie upłynie on przed 1 stycznia 2017 r., więc automatycznie wydłuża się do 21 dni. Oznacza to, że pracownik ma czas na wniesienie pozwu do 18 stycznia 2017 r.

Przykład

Pracodawca wręczył pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia 17 grudnia 2016 r. Termin 14-dniowy na odwołanie się pracownika do sądu pracy biegnie od 18 grudnia 2016 r., czyli upłynie 31 grudnia 2016 r. Zatem 1 stycznia 2017 r., gdy weszły w życie zmiany w Kodeksie pracy, pracownik nie może już wnieść odwołania od tego rozwiązania umowy do sądu pracy. W tym przypadku termin nie wydłuży się do 21 dni.

Zmiany w zakresie tworzenia zfśs

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązują także zmiany w zakresie obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Są one spójne ze zmianami w zakresie regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy.

Obecnie, co do zasady, obowiązek tworzenia funduszu spoczywa na pracodawcach zatrudniających – według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Odmiennie niż w przypadku regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy decydująca jest więc nie ogólna liczba pracowników, ale liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednak nawet ci pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia zfśs. U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracownicy nie są objęci takim układem – w regulaminie wynagradzania. Nadal, jeżeli u takiego pracodawcy nie działa zoz, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia zfśs wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Informacje o nietworzeniu zfśs na dany rok należy przekazać pracownikom – tak jak dotychczas – do 31 stycznia danego roku.

Natomiast pracodawcy zatrudniający – według stanu na 1 stycznia danego roku – mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą (nie muszą) tworzyć zfśs lub mogą (nie muszą) wypłacać świadczenie urlopowe. Jednak pracodawcy zatrudniający – według stanu na 1 stycznia danego roku – od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek utworzenia zfśs na wniosek zoz. Wniosek zoz w sprawie utworzenia zfśs jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący. Nie ma więc znaczenia np. jego obecna sytuacja finansowa.

Przykład

Pracodawca zatrudnia 24 pracowników, z czego 8 pracuje na 1/2 etatu, a 2 na 3/4 etatu. Taki pracodawca nie ma ustawowego obowiązku tworzenia zfśs, nie może go także do tego zmusić zoz. Wynika to z faktu, że zatrudnia on 19,5 pracownika w przeliczeniu na pełne etaty.

Nadal natomiast obowiązek tworzenia zfśs spoczywa na pracodawcach prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Nowe zasady ustalania składki wypadkowej

Rok składkowy na ubezpieczenie wypadkowe trwa od 1 kwietnia danego roku do 31 marca roku następnego. Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe nie ma ustalonej, jednej, obowiązującej wszystkich płatników wysokości (jak ma to miejsce w przypadku wszystkich pozostałych ubezpieczeń społecznych). Sposób ustalania wysokości stopy procentowej składki wypadkowej również jest zróżnicowany. W zależności od indywidualnej sytuacji płatnik może być zobowiązany do ustalenia stopy procentowej składki wypadkowej samodzielnie lub zrobi to za niego ZUS – na podstawie przekazanych przez płatnika danych. Jest też grupa płatników, których obowiązuje zryczałtowana wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe (art. 28 ust. 2 i 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych; dalej ustawa wypadkowa).

Obecnie obowiązujące przepisy (do 31 marca 2017 r.) przewidują dotkliwą sankcję za wprowadzenie ZUS w błąd w zakresie danych niezbędnych do ustalenia prawidłowej wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli płatnik przekaże do ZUS nieprawdziwe dane (albo nie przekaże tych danych w ogóle, pomimo że jest do tego zobowiązany) i doprowadzi to do zaniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS – po ustaleniu prawidłowych danych – określa stopę procentową składki wypadkowej w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych, i to na cały rok składkowy (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Przepis ten stosuje się odpowiednio do płatników składek samodzielnie ustalających stopę procentową składki, niezobowiązanych do składania ZUS IWA za dany rok, którzy nieprawidłowo ustalili liczbę ubezpieczonych lub grupę działalności. Nie ma przy tym znaczenia, jaki był stopień zawinienia płatnika. Niezależnie od tego, czy było to celowe wprowadzenie ZUS w błąd, pomyłka wynikająca z niezrozumienia przepisów, czy nawet zwykły błąd pisarski popełniony przy wypełnianiu informacji ZUS IWA – sankcja jest taka sama i wymierzana przez ZUS automatycznie. Ponadto sankcją są obciążani nawet ci płatnicy, którzy niezwłocznie – na wezwanie ZUS albo z własnej inicjatywy – korygują nieprawidłowe dane.

Zmiana wprowadzona do ustawy wypadkowej będzie obowiązywała począwszy od roku składkowego 2017/2018, czyli od 1 kwietnia 2017 r. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów ZUS ustali płatnikowi stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w podwyższonej wysokości, jeżeli:

● płatnik składek nie przekaże danych niezbędnych do ustalenia wysokości składki wypadkowej albo korekty nieprawidłowych danych w terminie 14 dni od otrzymania wezwania ZUS do złożenia dokumentów lub ich korekty,

● stopa procentowa składki wypadkowej ustalona na podstawie nieprawidłowych danych przekazanych przez płatnika (lub wykazywana przez niego w dokumentach rozliczeniowych) okaże się zaniżona w stosunku do tej ustalonej na podstawie prawidłowych danych.

Oznacza to, że od 1 kwietnia 2017 r. zostanie zlikwidowany automatyzm wymierzania sankcji, który – szczególnie w odniesieniu do dużych płatników – skutkował często dodatkowymi kosztami rzędu setek tysięcy złotych oraz ciągnącymi się przez lata procesami sądowymi z ZUS.

Przykład

Płatnik składek był zobowiązany przesyłać do ZUS informację ZUS IWA od 2010 r. Księgowa wypełniająca informację ZUS IWA za 2014 r., wskazując liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia (blok IV, pole 04 formularza ZUS IWA), omyłkowo wpisała 26 osób zamiast 126. Była to niezamierzona omyłka pisarska (mimo że dotyczyła aż 100 pracowników). Błąd został powielony w informacji ZUS IWA za 2015 r. W 2016 r. księgowa zorientowała się, jaki błąd popełniła, i przesłała do ZUS korektę informacji ZUS IWA za 2014 i 2015 r. Po uwzględnieniu korekty okazało się, że wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za 2015 i 2016 r. powinna być wyższa niż ustalona na podstawie poprzednich danych (zamiast 2,60% powinno być 3,00%). ZUS nałożył na płatnika sankcję w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Nie badał przy tym stopnia zawinienia płatnika, nie miało też znaczenia, że z własnej inicjatywy skorygował on swoją pomyłkę. W efekcie pomyłka pisarska w formularzu ZUS IWA spowodowała, że płatnikowi ustalono stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 4,50% (3,00% x 150%). Płatnik został zobowiązany do złożenia korekt deklaracji rozliczeniowych za ww. okresy i opłacenia zaległych składek na ubezpieczenie wypadkowe wraz z odsetkami za zwłokę.

Pod rządami nowych przepisów taka sytuacja nie mogłaby mieć miejsca. Płatnik, który z własnej inicjatywy skoryguje informację ZUS IWA, nie będzie mógł zostać ukarany przez podwyższenie stopy procentowej składki wypadkowej. Nawet w sytuacji, gdy to ZUS, a nie płatnik, odkryje pomyłkę – sankcja nie będzie wymierzana automatycznie. ZUS najpierw wezwie płatnika do złożenia stosownej korekty. Dopiero jeżeli płatnik w 14-dniowym terminie nie zastosuje się do wezwania, ZUS – w drodze decyzji – będzie mógł wymierzyć mu sankcyjną stawkę stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Zmiany w stosowaniu interpretacji indywidualnych

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami każdy przedsiębiorca (lub przedsiębiorstwo) może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę:

● daniny publicznej albo

● składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Interpretacja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, jednak nie może on być obciążony jakimikolwiek daninami publicznymi, sankcjami administracyjnymi, finansowymi ani karami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji.

PRZYKŁAD

Płatnik składek stosował w odniesieniu do swoich pracowników wyłączenie z podstawy wymiaru składek m.in. kwot będących ekwiwalentem za przejazdy środkami komunikacji miejskiej. W tej sprawie uzyskał interpretację indywidualną, w której ZUS potwierdził, że takie postępowanie jest prawidłowe. Jednak w toku kontroli, którą ZUS przeprowadził u tego pracodawcy 2 lata później, kontrolujący zakwestionował to wyłączenie, argumentując, że z oskładkowania nie może być wyłączony ekwiwalent wypłacany za przejazdy (zdaniem kontrolującego zwolnienie dotyczy tylko wartości pieniężnej biletów przekazywanych pracownikom „do ręki”). Niezależnie od tego, jakie byłoby ostateczne rozstrzygnięcie tej kwestii, płatnik nie będzie zobowiązany do opłacenia żadnych składek za okres, kiedy stosował się do wydanej przez ZUS interpretacji.

Dotychczas ta ochronna funkcja interpretacji obowiązywała tylko w konkretnej sprawie przedsiębiorcy, który uzyskał dla siebie indywidualną interpretację. Inny przedsiębiorca nie mógł być pewny wykładni zaprezentowanej w interpretacji i nie był chroniony, gdy się do niej zastosował – nawet w sytuacji, gdyby realia w jego firmie były analogiczne do tych, które stanowiły podstawę wcześniej wydanej interpretacji dla innego przedsiębiorcy. Po zmianie przepisów ochronna funkcja interpretacji zostanie rozciągnięta także na innych przedsiębiorców, którzy zastosowali się do opublikowanej wykładni organu. Ochrona, jaką zapewniają interpretacje indywidualne, od 1 stycznia 2017 r. przysługuje również przedsiębiorcom nieposiadającym „własnej” interpretacji indywidualnej – o ile stosowali się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej danego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej.

Utrwaloną praktykę interpretacyjną organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej ustala się na podstawie interpretacji indywidualnych wydanych:

● w takich samych stanach faktycznych oraz prawnych,

● w trakcie okresu rozliczeniowego oraz w okresie 12 miesięcy przed okresem rozliczeniowym, w którym przedsiębiorca zastosował się do tej praktyki.

Przykład

Załóżmy, że wykładnia zaprezentowana przez ZUS i opisana w poprzednim przykładzie była dominująca w wydawanych przez ZUS interpretacjach w danym roku. W związku z tym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS zastosował się inny płatnik, wypłacający pracownikom świadczenia analogiczne do świadczeń przedsiębiorcy, który uzyskał w tej sprawie „własną” interpretację indywidualną. Ponieważ drugi przedsiębiorca zastosował się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, również nie będzie mógł zostać obciążony kosztami nieopłaconych składek, gdyby ZUS (np. w toku kontroli) zakwestionował taki sposób postępowania. Jest to możliwe na mocy znowelizowanych przepisów, od 1 stycznia 2017 r.

Nowelizacja zobowiązuje wszystkie organy, które wydają interpretacje indywidualne na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, do publikowania wydanych interpretacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (dotychczas taki obowiązek miał np. ZUS, ale nie był on ustanowiony w odniesieniu do wszystkich organów kontroli).

Zmiany w zasadach kontroli przedsiębiorstw

Jedną z istotniejszych zmian w zakresie zasad kontroli przedsiębiorców na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jest nałożenie na organy administracji publicznej obowiązku planowania i przeprowadzania kontroli nie na zasadzie przypadkowego wyboru, lecz po uprzednim dokonaniu identyfikacji prawdopodobieństwa naruszenia prawa. Jest to tzw. analiza ryzyka. Powinna ona wskazać identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Wymóg przeprowadzenia analizy ryzyka nie będzie stosowany do kontroli przedsiębiorcy m.in. w przypadku, gdy organ poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku w wyniku wykonywania tej działalności. Nowa regulacja, która obowiązuje od 1 stycznia 2017 r., ma na celu ograniczenie liczby i zakresu kontroli przedsiębiorców, u których występuje niewielkie ryzyko naruszeń przepisów bądź nie stwierdzono ich wcześniej.

Kolejną istotną zmianą w zakresie zasad kontroli przedsiębiorców jest zniesienie zakazu jednoczesnej kontroli dwóch (lub więcej) organów, w sytuacji gdy na jednoczesną kontrolę wyraża zgodę kontrolowany przedsiębiorca. Znowelizowane przepisy dopuszczają – za zgodą przedsiębiorcy – przeprowadzanie wspólnych kontroli organów administracji publicznej. Limit czasu trwania kontroli będzie liczony odrębnie dla każdego organu, tak jak dotychczas, na podstawie art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Dopuszczalne będzie także wszczęcie kolejnej kontroli w trakcie trwania innej kontroli. Ocena, czy wspólna kontrola jest faktycznie korzystna, będzie należała do przedsiębiorcy. Wspólna kontrola, co do zasady, będzie mogła być podjęta tylko za jego zgodą.

Przykład

MODEX SA otrzymała zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS. W trakcie pierwszej rozmowy kontrolującego z płatnikiem okazało się, że w firmie toczy się już kontrola innego organu (PIP). Przedsiębiorca wyjaśnił, że nie przeszkadza mu jednoczesne prowadzenie dwóch kontroli, a nawet uważa, że jest to dla niego korzystne. Do reprezentowania firmy podczas pierwszej kontroli została bowiem wyznaczona pracownica księgowości, która może zająć się również drugą kontrolą i może udostępnić wszystkie niezbędne dokumenty. W ten sposób pracownica zaoszczędzi czas, kiedy nie będzie wykonywała swoich zwykłych obowiązków w firmie.

Wariant I

Przed zmianą przepisów (do 31 grudnia 2016 r.), pomimo jednoznacznie wyrażonego stanowiska przedsiębiorcy, ZUS musiał odstąpić od kontroli i przenieść ją na inny termin.

Wariant II

Po zmianie przepisów (od 1 stycznia 2017 r.), na pisemny wniosek płatnika, ZUS może wszcząć swoje postępowanie kontrolne w trakcie trwającej kontroli innego organu.

Oprócz tego od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje zakaz ponownej kontroli w przypadku, gdy ma ona dotyczyć zakresu objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ. Nowelizacja w tym zakresie ma jednak znaczenie dość iluzoryczne, biorąc pod uwagę liczne i szerokie wyłączenia dotyczące tego przepisu.

Przedsiębiorca ma obecnie możliwość wyboru prowadzenia jednej formy książki kontroli – elektronicznej lub papierowej. Udostępnienie elektronicznej książki kontroli będzie mogło nastąpić nie tylko za pomocą jej wydruków, ale także przez zapewnienie dostępu do urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z zapisami w niej umieszczonymi (w postaci elektronicznej).

Ponadto nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje:

● nowe regulacje w zakresie trybu pobierania próbek i dokonywania oględzin w ramach kontroli,

● możliwość złożenia skargi do sądu na przewlekłość kontroli,

● zobowiązanie organów kontroli do zamieszczenia na swoich stronach internetowych informacji o procedurach kontroli.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 772 § 1–12, art. 97 § 1–13, art. 104 § 11–3, art. 125 § 1, art. 264 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

● art. 3, art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1984

● art. 14, art. 15 pkt 1, 2, 10, 12–14 i 16, art. 22–24, art. 35 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców – Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS