do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia księgowych i biur rachunkowych

drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę

Biuletyn VAT 11/2016, data dodania: 24.10.2016

Artykuł aktualny na dzień 24-06-2017

ZMIANY 2017

Ewidencja VAT 2017 – nowe zasady prowadzenia i obowiązek przesyłania danych

Z początkiem 2017 r. wejdą w życie nowe regulacje dotyczące zasad prowadzenia ewidencji VAT. Chociaż zmiany mogą się wydawać niewielkie, jednak istnieje realna obawa, że przynajmniej dla części podatników mogą być przyczyną kłopotów. Bez wątpienia należy się przygotować do zmian. Powagi sytuacji dodaje fakt, że zbiegły się one w czasie z wprowadzeniem obowiązku przesyłania ewidencji VAT w formacie JPK_VAT dla naprawdę dużej grupy podatników. To już za styczeń 2017 r. po raz pierwszy swój JPK_VAT przekażą średni i mali przedsiębiorcy.

Jednym z obowiązków, jakie spoczywają na zarejestrowanym, czynnym podatniku podatku od towarów i usług, jest prowadzenie ewidencji VAT. Podatnik, który korzysta z prawa do rozliczania podatku naliczonego, musi zadbać o to, by jego ewidencja uwzględniała nie tylko całość sprzedaży opodatkowanej (co jest niezbędne do wyznaczenia VAT należnego), ale także wartość netto zakupów i wynikające z nich kwoty podatku naliczonego. Tylko bowiem wówczas, gdy wynika to z zapisów zawartych w ewidencji, podatnik może dokonać pomniejszenia podatku należnego o naliczony. Istotne przy tym jest to, by ewidencja była prowadzona zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

1. Jakie dane musi zawierać ewidencja VAT do końca 2016 r.

W stanie prawnym aktualnym do końca 2016 r. prawodawca dość ogólnie wskazuje, jak podatnicy VAT powinni prowadzić ewidencję VAT. Przy dość daleko posuniętym formalizmie VAT (np. w zakresie wyznaczania podatku naliczonego) dla części podatników może być pewnym zaskoczeniem, że akurat jeżeli chodzi o ewidencję VAT, prawodawca nawet nie próbuje być szczególnie precyzyjny. Dzięki temu obecnie podatnicy mają dość dużą swobodę w kształtowaniu prowadzonych przez siebie rejestrów sprzedaży i zakupów. Najczęściej to sami podatnicy prowadzą swoje ewidencje bardziej szczegółowo, niż wymaga tego od nich prawodawca.

Obecnie wystarczy bowiem, że w ewidencji podatkowej zaprowadzonej dla VAT czynny podatnik VAT wykaże:

● kwoty podatku naliczonego przyporządkowane do sprzedaży z prawem do odliczenia, bez prawa do odliczenia oraz mieszanej,

● dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

● wysokość podatku należnego,

● kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,

● kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

● inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej (w tym z uwzględnieniem szczególnych reguł opodatkowania, takich jak np. w procedurach VAT marża, dotyczących złota, usług elektronicznych, transakcji trójstronnych).

W praktyce wystarczy, aby podatnicy ewidencjonowali sprzedaż, a w efekcie podatek należny, oraz zakupy i VAT naliczony z nich wynikający i podlegający rozliczeniu, odwołując się jedynie do poszczególnych faktur, względnie innych źródeł podatku naliczonego (np. VAT należny z tytułu WNT lub innych czynności podlegających odwrotnemu opodatkowaniu, dokumentów celnych itp.). W pełni legalna jest praktyka, stosowana powszechnie przez podatników, polegająca na ewidencjonowaniu sprzedaży w ramach poszczególnych stawek VAT.

Jednak organy podatkowe nie mają prawa żądać, aby w rejestrze prowadzonym na potrzeby VAT sprzedaż i zakupy były prezentowane w podziale na poszczególne stawki, transakcje, pozycje z faktury itp. Zresztą takie wymagania nie są stawiane przez organy.

Podobnie zbędne jest eksponowanie w ewidencji VAT zakupów zwolnionych oraz innych, z których podatnik nie rozlicza podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę to, że ewidencja ma służyć wyznaczaniu kwoty podatku należnego i naliczonego, ale również przygotowaniu deklaracji VAT, konieczne, ze względu właśnie na treść deklaracji podatkowej, jest jedynie dokonanie podziału:

● sprzedaży na stawki VAT,

● zakupów na nabycia środków trwałych podlegających amortyzacji oraz inne zakupy towarów i usług dających prawo do rozliczenia.

Nie ma potrzeby eksponowania w odrębnych kolumnach i dokonywania szczegółowej analizy zakupów np. ze względu na stosowanie preproporcji, proporcji, wskaźnika ustawowego 50% dla „zakupów” samochodowych itp. Prawodawca oczekuje od podatnika, aby wykazywał rzeczywiste kwoty sprzedaży, a w efekcie VAT należnego oraz zakupów w podziale na kwoty netto i VAT podlegający rozliczeniu, z uwzględnieniem podziału na amortyzowane środki trwałe i inne zakupy. Gdy VAT do odliczenia nie przysługuje w całości, i tak w ewidencji wpisujemy całą wartość netto zakupów.

Przykład

Czynny podatnik VAT, odliczając podatek naliczony od zakupów związanych z używaniem samochodu osobowego, stosuje wskaźnik 50%. Mimo to kwota netto, bez względu na to, ile z VAT wykazanego w fakturze jest podatkiem naliczonym, powinna być ewidencjonowana w całości. Dlatego faktura dokumentująca ratę leasingową (wart. netto 1000 zł, VAT 230 zł) powinna zostać zaewidencjonowana w następujący sposób: wart. netto 1000 zł, VAT 115 zł.

2. Zasady prowadzenia ewidencji VAT do końca 2016 r.

Należy pamiętać, że nie istnieje żaden normatywny (tj. określony w przepisach podatkowych) wzór ewidencji VAT. Zatem to sam podatnik ustala kształt rejestrów prowadzonych na potrzeby VAT, pamiętając jednak o wymaganiach, jakie w związku z taką ewidencją stawia podatnikom prawodawca.

UWAGA!

Przepisy nie określają wzoru ewidencji VAT. To sam podatnik ustala sobie, jakie dane będzie zamieszczał, uwzględniając wymogi ustawowe.

Wobec braku wyraźnego zakazu możliwe i całkowicie legalne jest prowadzenie kilku ewidencji, odrębnie dla poszczególnych grup transakcji (np. transakcji krajowych i zagranicznych) czy źródeł podatku naliczonego (środki trwałe i pozostałe zakupy). Można je prowadzić przy użyciu różnych narzędzi informatycznych, np. zakupy krajowe w systemie finansowo-księgowym, transakcje odwrotnie opodatkowane w arkuszu kalkulacyjnym itp.

Możliwy jest też podział ewidencji i odrębne ich prowadzenie ze względów organizacyjnych. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby podatnicy posiadający oddziały, które przecież nie są podatnikami, czy jednostki samorządu terytorialnego, które dokonały scalenia ze swoimi jednostkami i zakładami budżetowymi, prowadzili ewidencje odrębnie dla każdej części prowadzonej działalności. Oczywiście wszystkie dane podlegają scaleniu przy sporządzaniu deklaracji podatkowej.

Bardzo często podatnicy prezentują w prowadzonych przez siebie ewidencjach VAT informacje, których prawodawca nie wymaga. Najczęściej jest to uzasadnione tym, że niektóre rejestry VAT są prowadzone za pomocą systemu finansowo-księgowego, a ten jest „podporządkowany” wymogom ustawy o rachunkowości czy pewnym ogólnym regułom księgowym. Niekiedy jest to determinowane potrzebami samego podatnik, chęcią uzyskania dodatkowych danych na potrzeby własnych analiz. Czasami jest to konsekwencją zwykłej niewiedzy i braku świadomości co do rzeczywistych wymogów stawianych przez prawodawcę.

Podsumowując, w aktualnym stanie prawnym praktyką od lat stosowaną przez podatników i niekwestionowaną pod względem poprawności przez organy podatkowe jest:

● ewidencjonowanie zdarzenia (zarówno sprzedaży, jak i zakupów) w rejestrach VAT na podstawie faktur lub innych dokumentów w podziale na stawki VAT (ale przy zastosowaniu agregacji w ramach poszczególnych stawek),

● wydzielanie w rejestrze zakupów nabyć związanych ze środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji,

● uwzględnianie w ewidencjach więcej danych, niż wymaga tego prawodawca (np. zakupów zwolnionych),

● prowadzenie kilku ewidencji VAT w podziale ze względu na charakter transakcji – najczęściej w odrębnej ewidencji ujmowane są transakcje opodatkowane w procedurze odwrotnego obciążenia oraz czynności nieodpłatne, a opodatkowane VAT,

● prowadzenie kilku ewidencji w podziale ze względu na organizację u podatnika, np. scalone gminy mogą prowadzić odrębnie ewidencje dla poszczególnych jednostek i zakładów budżetowych, a firmy wielooddziałowe odrębnie dla poszczególnych oddziałów, a czasami nawet placówek nieposiadających takiego statusu.

Warto wskazać, że już w aktualnym stanie prawnym część podatników prezentuje sprzedaż i zakupy w ewidencji VAT, dokonując podziału na poszczególne pozycje z faktur. Zazwyczaj dotyczy to przypadków sprzedaży „z magazynu” oraz zakupów, które są wprowadzane do magazynów, i to pod warunkiem że każda pozycja w dokumencie faktury to odrębny indeks i/lub składnik inwentarzowy.

Jednak najczęściej nawet ci podatnicy nie stosują takiej metody konsekwentnie, lecz częściowo, tylko wobec sprzedaży i zakupów, które z innych względów (np. gospodarka magazynowa) są wyodrębniane w księgach rachunkowych.

Należy jednak wyraźnie podkreślić, że w aktualnym stanie prawnym taka metoda jest prawidłowa, dopuszczalna, ale w żadnym razie nie jest obligatoryjna.

3. Nowe zasady prowadzenia ewidencji VAT w 2017 r.

Z początkiem 2017 r. wejdą w życie nowe regulacje dotyczące prowadzenia ewidencji VAT. Przy pobieżnej analizie zmiany mogą wydawać się bardzo ogólne, wręcz kosmetyczne. Pytanie, czy istotnie tak jest? W zasadzie można by było tak do nich podejść. Jednak niepokój musi budzić zarówno treść tych przepisów, jak i informacje płynące ze strony resortu finansów, które dotyczą danych przekazywanych w ramach struktury JPK_VAT, wynikających z prowadzonych przez podatników ewidencji VAT.

W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że również w 2017 r.:

● ustawodawca nie będzie narzucał wzoru ewidencji podatkowych prowadzonych przez podatników na potrzeby VAT,

● całkowicie legalne będzie prowadzenie kilku ewidencji VAT, i to nie tylko w podziale na rejestr sprzedaży i rejestr zakupów ale także, tak jak obecnie, w defragmentacji ze względu na charakter operacji czy z uwagi na strukturę organizacyjną (patrz: pkt 2).

Jednym słowem, ogólne zasady prowadzenia ewidencji w zakresie jej „organizacji” nie ulegną zmianie z początkiem 2017 r.

3.1. Ewidencje prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego

W pewnych sytuacjach z innych przepisów pośrednio będzie wynikało, że co najmniej zasadne będzie prowadzenie odrębnych ewidencji VAT dla poszczególnych jednostek organizacyjnych podatnika. Tak będzie w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, które po centralizacji nadal będą zobligowane do wyznaczania proporcji i preproporcji odrębnie dla każdej jednostki organizacyjnej. Przez jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, dla których podatnicy zdefiniują odrębne proporcje i preproporcję, należy rozumieć:

● utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego samorządową jednostkę budżetową lub samorządowy zakład budżetowy,

● urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski.

Mimo że nie będzie to wynikać wprost z przepisów, jednak zasadne będzie prowadzenie ewidencji w podziale na jednostki organizacyjne, by dokonać scalenia danych dopiero na potrzeby sporządzenia deklaracji podatkowej, względnie przygotowania JPK_VAT.

3.2. Ewidencje prowadzone przez firmy, które mają oddziały

Dokładnie tak samo jak jednostki samorządu terytorialnego, ewidencje w podziale na części dla poszczególnych „placówek” będą mogli prowadzić podatnicy, którzy mają oddziały. Każdy oddział może prowadzić odrębną ewidencję.

3.3. Jakie dane powinna zawierać ewidencja w 2017 r.

Od 2017 r. zmieni się art. 109 ust. 3 ustawy, który określa zasady prowadzenia ewidencji VAT. Jak z niego wynika, czynni podatnicy VAT w dalszym ciągu będą obowiązani do prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Nowością będzie wyraźne wskazanie na informację podsumowującą, co oznacza, że w przypadku WNT podatnicy będą zobligowani do uwzględniania w ewidencji numeru VAT UE dostawcy.

Dlatego ewidencja VAT w 2017 r. powinna zawierać w szczególności:

● dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

● wysokość kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego,

● kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego,

● kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także

● inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Największe wątpliwości nasuwają się w odniesieniu do pozycji: inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji.

Co prawda ustawodawca przykładowo wymienia numer VAT kontrahenta, co oznacza, że numer ten powinien być ujawniany w rejestrze sprzedaży i zakupów, jednak będzie to tylko wskazówka, a nie kompletna informacja o „innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji”.

3.3.1. Ewidencjonowanie każdej pozycji faktury

Resort finansów wskazał w komunikacie z 28 lipca 2016 r. na nowy obowiązek podawania NIP kontrahenta przy okazji podawania informacji dotyczących formatu JPK przy fakturach zakupowych. To może być odczytywane jako sygnał, że zmiany w zasadach prowadzenia ewidencji będą dotyczyć tylko obowiązku podawania numeru NIP. Jednak kontekst tej informacji jest nieco niepokojący. Przypomnieć jednak trzeba, że problem z JPK-FA dotyczył nie tylko obowiązku stosowania takiej struktury do faktur zakupowych, ale również powinności ich prezentowania w podziale na poszczególne pozycje.

Dlatego uzasadniony jest niepokój o to, czy resort finansów nie będzie jednak oczekiwał obligatoryjnego prezentowania w ewidencjach VAT, a w konsekwencji również w JPK_VAT, szczegółowych danych o poszczególnych transakcjach. Przy założeniu, że organy stanęłyby na stanowisku, iż transakcji odpowiada każda pozycja na fakturze, podatnicy musieliby ujmować zarówno sprzedaż, jak i zakupy w relacji do poszczególnych pozycji.

Inne byłoby postrzeganie transakcji, gdybyśmy chcieli dla jej identyfikacji odwołać się do przepisów regulujących podstawę opodatkowania. Wówczas należałoby brać pod uwagę również warunki, na jakich świadczenie jest realizowane. Jednak stosowanie tej metody może spowodować poważne trudności przy ustalaniu, co jest, a co nie jest elementem składowym danej transakcji. Należy bowiem wziąć pod uwagę to, że jedna czynność opodatkowana może być złożona z kilku składowych. Skoro ustawodawca nakazuje uwzględniać w podstawie opodatkowania danej czynności również przypisane do niej świadczenia, jak np. transport czy ubezpieczenia, to transakcja może być „kompletowana” z kilku pozycji faktury, a nawet z kilku odrębnych faktur.

Tym bardziej uzasadnione zdaje się być precyzyjne ustalenie, jaki był cel, jakie były zamierzenia prawodawcy modyfikującego art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, a co za tym idzie – co ma być prezentowane w ewidencjach VAT od stycznia 2017 r.

Po pierwsze, brak precyzyjnego wskazania, o jakie dane chodzi, przy jednoczesnym zapisie o obowiązku przywołania w ewidencji VAT numeru podatkowego kontrahenta, może świadczyć o tym, że intencją prawodawcy nie było stworzenie zamkniętego katalogu wymaganych danych, a tym samym wymuszenie na podatnikach prezentacji każdej pozycji z faktury (zarówno sprzedażowej, jak i zakupowej).

Po drugie, analiza celu, w jakim jest prowadzona ewidencja, pozwala wysnuć wniosek, że zamieszczenie zbyt dużej ilość informacji (a tak byłoby, gdyby zawierała ona dane każdej pozycji) i nadmierne ich rozdrobnienie (kilka pozycji może tworzyć jedną transakcję) stanowiłoby dodatkowe utrudnienie dla weryfikacji przez organy poprawności rozliczeń. Takie działanie mogłoby być uznane za sprzeczne z wymogami ustawy. Wystarczy bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której organ widzi w JPK_VAT stawkę 23% VAT przy usłudze ubezpieczenia, która przecież korzysta ze zwolnienia od VAT. Jednak już jako element składowy podstawy opodatkowania z tytułu dostawy towaru podlega opodatkowaniu według stawki właściwej dla tego towaru (art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT).

Po trzecie, obowiązek prezentacji w ewidencji VAT każdej pozycji z faktury mógłby być uznany za nadmiernie uciążliwy i jako taki niezgodny z zasadami VAT europejskiego. W wyroku C-123/87 i C-330/87 TSUE wskazał, że:

Państwa członkowskie nie mogą żądać podawania na fakturach nazbyt szczegółowych danych. Faktura powinna zawierać informacje, które są niezbędne do stosowania VAT i pozwalają na sprawowanie nadzoru przez organa podatkowe.

Zdaniem Trybunału wymogi dokumentacyjne nakładane przez państwo nie mogą być nazbyt rozległe. Tym bardziej wymagania co do treści ewidencji nie mogą być nadmiernie uciążliwe dla podatników.

Oczywiście nie można automatycznie przyjąć, że jedna faktura to jedna transakcja. Pamiętać bowiem należy, że w aktualnym stanie prawnym istnieje możliwość wystawiania faktur zbiorczych (do 15. następnego miesiąca), nawet za cały miesiąc, tj. ujmując w jednej fakturze różne transakcje wykonywane w jednym miesiącu.

3.3.2. Dane identyfikujące transakcje

Jak zostało już wskazane, od 2017 r. podatnicy będą zobowiązani do obligatoryjnego prezentowania w ewidencji numeru VAT kontrahenta. Poza tym ustawodawca oczekuje, że w ewidencji znajdą się dane pozwalające na identyfikację transakcji.

Ponad wszelką wątpliwość owe „inne dane”, które pozwolą na identyfikację poszczególnych transakcji, to numer faktury, jako dokumentu, który zawiera (powinien zawierać według przepisów art. 106e ustawy o VAT) szczegółowe informacje na temat poszczególnych transakcji. Jako ciekawostkę, ale jednocześnie istotną wskazówkę interpretacyjną, należy przywołać fakt, że mimo powszechnej praktyki dotychczas żaden przepis VAT nie nakłada wprost na podatników obowiązku eksponowania w ewidencji numerów faktur. Skoro zatem od 2017 r. ustawodawca oczekuje, że w ewidencji VAT znajdą się dane umożliwiające identyfikację poszczególnych transakcji, to do tej kategorii z pewnością należy zaliczyć numer faktury (zarówno w sprzedaży, jak i w zakupie).

Co ważne, obowiązek wskazywania w ewidencji numeru faktury jest w pełni akceptowalny. Z jednej strony są to dane, które, zwłaszcza w zestawieniu z innymi danymi znajdującymi się u podatnika (jak np. samą fakturą, ale również informacjami z ksiąg rachunkowych i dokumentacji magazynowej), pozwalają na identyfikację poszczególnych transakcji, z drugiej strony nie stanowią nadmiernie uciążliwego obowiązku.

Reasumując, o ile obawy są w pełni uzasadnione i sprawa wymaga wyjaśnienia, o tyle nie ma jednoznacznych podstaw do ogólnego stwierdzenia, że od 2017 r. konieczne jest prezentowanie w ewidencji VAT każdej pozycji z faktury (sprzedaży i zakupu).

Jeżeli bowiem podatnik będzie wskazywał w ewidencji VAT:

● dane kontrahenta, w tym jego numer VAT (przy sprzedaży tam, gdzie jest to możliwe, a przy zakupach dla każdej pozycji z ewidencji),

● numery faktury (zarówno przy sprzedaży, jak i przy zakupach),

to należy uznać, że stosowany dotychczas przez podatników sposób ewidencjonowania w podziale na poszczególne stawki będzie w pełni aktualny również w 2017 r.

UWAGA!

Od 2017 r. w ewidencji VAT obowiązkowo należy podawać NIP kontrahenta oraz numer dokumentu, który jest podstawą wpisu.

Warto by było, aby Minister Finansów potwierdził w ogólnej interpretacji, że z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., ani z żadnych innych przepisów ustawy o VAT nie wynika obowiązek ekspozycji w ewidencji VAT (w rejestrze sprzedaży i zakupów) każdej pozycji z faktury. Dopóki takiej interpretacji nie ma, podatnicy powinni sami tworzyć sobie zabezpieczenie poprzez interpretacje indywidualne.

Redakcja „Biuletynu VAT” również wystąpiła do MF z zapytaniem w tej sprawie.

4. JPK _VAT

Podatnicy VAT są zobowiązani do przekazywania za każdy miesiąc informacji o prowadzonej ewidencji w formacie JPK_VAT. 28 listopada MF opublikowało nowe struktury JPK_VAT na 2017 r. Terminy wprowadzenia tych obowiązków zostały rozłożone w czasie. I tak od rozliczenia za:

● lipiec 2016 r. – JPK_VAT składają duzi przedsiębiorcy (z wyłączeniem podmiotów „publicznych” zwolnionych z tego obowiązku do końca stycznia 2017 r. przez przepisy wykonawcze),

● styczeń 2017 r. – JPK_VAT będą składać mali i średni przedsiębiorcy oraz podmioty, które możemy uznać za małych i średnich przedsiębiorców,

● styczeń 2018 r. – JPK_VAT będą składać pozostali podatnicy.

Oczywiście obowiązek dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT prowadzących ewidencję za pomocą oprogramowania, ale od 2018 r. każdy czynny podatnik VAT będzie musiał prowadzić rejestry elektronicznie. Podatnik, który prowadzi ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym Excel jest również uznawany za podatnika, który prowadzi rejestry elektroniczne.

Oznacza to, że podatnik za każdy miesiąc, do 25 dnia następnego miesiąca, musi przekazywać plik XML w strukturze JPK_VAT, a w nim dane ze swoich ewidencji VAT. Termin ten nie ulega skróceniu, nawet jeżeli podatnik wcześniej złoży deklarację. Obowiązek przesyłania JPK_VAT co miesiąc dotyczy również podatników rozliczających się kwartalnie. Od 2017 r. MF wprowadził zmiany w strukturze JPK_VAT, które wyjaśniają dotychczasowe problemy.

W pliku JPK_VAT od 2017 r. powinny się znaleźć (oprócz danych podatnika i opisu samego pliku JPK):

Ewidencja sprzedaży

Ewidencja zakupu

● data sprzedaży,

● data wystawienia,

● dowód sprzedaży,

● nazwa kontrahenta,

● adres kontrahenta,

● pozycje kwotowe jak w deklaracji VAT-7: od K_10 do K_39,

● liczba wierszy sprzedaży,

● podatek należny.

● data zakupu,

● adres dostawcy,

● numer dostawcy,

● dowód zakupu,

● data wpływu,

● pozycje kwotowe jak w deklaracji VAT-7: od K_42 do K_48,

● liczba wierszy zakupów,

● kwota podatku do odliczenia.

Warto przy tym wskazać, że np. pola dotyczące nabywcy (w tym nazwa i adres) mają obecnie charakter opcjonalny. Od 1 stycznia 2017 r. nie będą miały charaktery opcjonalnego tylko obowiązkowy.

Obecnie obligatoryjny charakter ma pole powołujące numer dokumentu sprzedaży. Zgodnie z wyjaśnieniami przedstawicieli resortu finansów w polu tym powinien się znaleźć numer faktury lub dowodu zbiorczego (gdy na podstawie raportu kasowego dokonywany jest wpis i prezentacja w JPK_VAT). Podkreślić przy tym trzeba, że pole to nie jest oznaczone jako „numer faktury”, lecz jako „numer dokumentu”. Od 2017 r. struktura ta będzie miała nazwę dowód sprzedaży, co powinno rozwiać dotychczasowe problemy z interpretacją. Dlatego w tej pozycji mogą być ujmowane zbiorcze dane wynikające z raportu kasowego.

Biorąc pod uwagę fakt, że możliwe jest wykonywanie świadczeń, które nie muszą być dokumentowane fakturą, a jednocześnie nie podlegają ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej, resort finansów zaakceptował pogląd, iż w takiej pozycji mogą być podawane także numery i daty wystawienia innych dokumentów.

Już obecnie w odpowiedzi na pytanie 22 trzeciej części informacji udzielanych przez MF na temat JPK znajdujemy wyjaśnienie, że:

Co do zasady JPK_VAT w odniesieniu do sprzedaży wymaga ewidencjonowania dowodu sprzedaży, jakim jest faktura lub w przypadku obrotu paragonowego dowody zbiorcze. Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości zbiorcze dowody księgowe służą do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków, dokumentów KP), które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Data sprzedaży jest polem opcjonalnym, zatem nie musi być wypełniona jeżeli nie różni się od daty wystawienia. W przypadku wystawienia dowodu zbiorczego, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, w JPK Spółka poda numer dowodu zbiorczego i nie wypełni pól „Nazwa Nabywcy” i „Adres Nabywcy”.

Warto również wskazać, że JPK_VAT podlega uzgodnieniu z deklaracją VAT, stąd poszczególne pozycje kwotowe struktury są spójne z oznaczeniami deklaracji. Jak podkreśliło MF, kwoty w JPK_VAT raportowane są w złotych i groszach bez zaokrągleń.

Resort finansów nie wymaga, aby JPK_VAT był emitowany bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, w którym podatnik prowadzi ewidencje. Wprost przeciwnie. Na stronach WWW ministerstwa został udostępniony program do wysyłania plików, ale również do konwersji plików z formatu CSV do XML (http://www.mf.gov.pl/administracja-podatkowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny/-/asset_publisher/10eH/content/aplikacja-kliencka-do-wysylania-plikow-jpk?redirect=http%3A%2F%2Fwww.mf.gov.pl%2Fadministracja-podatkowa%2Fdzialalnosc%2Fjednolity-plik-kontrolny%3Fp_p_id%3D101_INSTANCE_10eH%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3Dcolumn-2%26p_p_col_count%3D1#p_p_id_101_INSTANCE_10eH_). To oznacza, że możliwe jest przygotowanie pliku w arkuszu kalkulacyjnym, weryfikacja danych, scalenie danych z różnych rejestrów itp., a następnie wysyłka do ministerstwa.

Jak poinformowało MF od 1 stycznia 2017 r. w związku z automatyzacją weryfikacji przekazywanych danych, informacja o prowadzonej ewidencji JPK_VAT powinna być przygotowana i przesłana w jednym pliku.

Na zakończenie należy wskazać, że plik JPK_VAT nie może być dostarczony na nośniku danych. Musi być dostarczony w ramach komunikacji elektronicznej, i to z wykorzystaniem podpisu elektronicznego (przynajmniej na razie).

Wysyłając JPK_VAT, należy pamiętać o rzetelnym prezentowaniu danych oraz o zachowaniu struktury i terminu wysyłki.

Podstawa prawna:

● art. 29a, art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579

● art. 82 § 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579

● § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane – Dz.U. poz. 932

Radosław Kowalski

doradca podatkowy